Hilfe & Support — Wie können wir helfen?

Auf der Anmeldeseite findest du „Passwort vergessen?". Trage deine E-Mail-Adresse ein — du erhältst einen Link zum Zurücksetzen. Kommt keine E-Mail an, prüfe den Spam-Ordner oder melde dich über das Kontaktformular unten.

Projekt + Daten exportieren: Einstellungen → Tab Archiv → Gesamt-Archiv (oder LP8/LP9) mit Stichtag erstellen. Du bekommst ein ZIP mit allen Schreiben, Berichten und Fotos plus eine signierte Schluss-Doku (PDF); Bauherren können dort ihre Wohnungs-Übergabemappe ziehen. Einen separaten Export-Knopf gibt es nicht – das Archiv ist der vollständige Export.

Konto/Projekt löschen oder DSGVO-Auskunft: schreib an privacy@wonderkind.de.

Wir verarbeiten deine Daten ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Details stehen in der Datenschutzerklärung (Link im Fußbereich).

Am schnellsten über das Kontaktformular unten auf dieser Seite oder per E-Mail an support@mangeltracker.de.

Mangeltracker führt Mängel, förmliche Schreiben an Firmen und die komplette Bau-Dokumentation an einem Ort — nachvollziehbar, mit Fristen und klaren Rollen. Die Bereiche:

Mängel & Schreiben an Firmen

• Mängel (/maengel): Mängel und Restleistungen erfassen (mit Foto + Plan-Marker), an Gewerke/Planer freigeben (Triage) und bis zur Behebung/Abnahme verfolgen.
• Mängelanzeigen (/mangelanzeigen): förmliche Mängelrüge mit Frist und mehrstufiger Eskalation (mit VOB-/BGB-orientierten Textbausteinen; keine Rechtsberatung).
• Leistungsaufforderungen (/arbeitsaufforderungen): Firmen zur (Fertig-)Leistung auffordern – ebenfalls mit Fristen und Eskalation.
• Abnahmen (/abnahmen): Abnahmeprotokolle mit Positionen (Mängel/Restleistungen), inkl. Unterschrift.

Bau-Dokumentation

• Bautagebuch & Berichte (/bautagebuch): Einträge auch bequem per Telegram erfassen; auf Wunsch erstellt die KI den Bautagebuch-Bericht-Entwurf aus den Nachrichten.
• Projektakte (/projektakte): Notizen & Protokolle (Baubesprechung, Begehung, Telefonat, Aktennotiz) mit Anwesenden, TOPs, Beschlüssen und Aufgaben — als lebende Dokumente, getrennt in gemeinsame und eigene Akte.
• Bautenstand (/bautenstand): Fortschritts-Heatmap je Bauteil/Gewerk. Bauzeitenplan (/bauzeitenplan): Terminplan/Gantt.
• Pläne (/plaene): Pläne hochladen und Mängel per Plan-Marker exakt verorten. Planen (/planen): aus IFC-Modellen Mengen → Leistungsverzeichnis.
• Fotos & Dokumente (/dokumente): zentrale Fotos + Archiv aller versendeten Schreiben.

Zusammenarbeit & Übersicht

• Dashboard (/dashboard): rollen-spezifisches Cockpit als Startseite. Eingang (/eingang): Posteingang für Empfänger (Gewerke) mit fristsortierten Aufgaben.
• Gewerke (/gewerke) & Personen (/personen): Firmen/Ansprechpartner und Kontakte. Suche (/suche): semantische „Bau-Akte" über alles im Projekt.
• Rollen & Rechte: Bauleitung, Bauherr, Auftragnehmer (Gewerk) und Planer – jede mit eigener Sicht/Datenscope; Admins verwalten Mitglieder und Rechte.
• Benachrichtigungen: Glocke oben rechts, dazu E-Mail und Telegram – plus automatische Zusammenfassungen (Tages-Digest). Der Assistent (ich) hilft jederzeit.

Projekt & Büro

• Einstellungen: Projekt-Stammdaten, Bauteile/Struktur, Benutzer einladen, Benachrichtigungen. Mein Büro: Briefkopf, Branding und E-Mail-Absender (SMTP) für deine Schreiben.
• Archiv (Einstellungen → Archiv): versiegelter Projekt-/Daten-Export für die HOAI-Dokumentation (ZIP + Schluss-PDF); Bauherren-Übergabemappe je Wohnung.
• Mobile-App für unterwegs auf der Baustelle.

Was du siehst und darfst, hängt von deiner Rolle und deinen Rechten ab. Frag mich einfach zu einer konkreten Aufgabe – ich verlinke dir den passenden Bereich.

Ein Mangel ist ein einzelner Punkt (z.B. „Riss in Wand"). Zwei Arten: Mangel (Nacherfüllung) und Restleistung (noch nicht erbrachte Leistung).

So legst du einen Mangel an:

1. Öffne Mängel (/maengel).

2. „Neuen Mangel" (Desktop) bzw. am Handy der runde + / Kamera-Button unten (Schnellmangel).

3. Titel, Beschreibung, Ort, Schweregrad, optional Fotos und einen Plan-Marker (Position auf einem Plan) – speichern.

Weitere Wege: aus einer Bautagebuch-Nachricht („Als Mangel erfassen") oder „Liste importieren" (am Computer, nur Bauleitung und Planer): eine Mängelliste als Excel, CSV oder JSON einlesen, Quelle der Liste wählen (z. B. Bauherr, Sachverständiger), Spalten und Werte per Vorschlag zuordnen, prüfen und anlegen. Fotos aus der Excel-Datei kommen mit; die Quelle steht danach als „Import · Bauherr" in der Liste – Firmen sehen sie nicht. Beim Prüfen gilt als „schon im Projekt", was schon in deiner Mängelliste steht – auch Einträge aus Bautagebuch-Berichten und Abnahmen; eine Datei aus dem eigenen Excel-Export erkennt der Import an der Nummer (M-…, MA-…/…, AB-…/…, TB …/…), auch wenn jemand einen Titel geändert hat. Steht in der Liste eine Spalte mit der Quelle je Zeile, übernimmt der Import erkannte Werte (z. B. „Bauherr", „SV"); unbekannte stehen auf „Wie Liste" – dann gilt die Quelle der Liste. Der Excel-Export der Mängelliste enthält neben Nummer, Titel, Ort, Gewerk, Status und Frist auch Quelle, Freigabe, Soll- und Ist-Zustand, Erledigt-Kommentar und die weiteren Orte. „Als Excel“ (am Computer) fragt, ob mit oder ohne Fotos: „Mit Fotos“ bringt bis zu 3 Fotos je Eintrag als Bilder in die Zeile (1200 px, Spalten „Foto 1–3“ ganz hinten; die Spalte „Fotos“ zählt weiter alle) – nur Fotos, die du in der Liste öffnen darfst. Mehr als 500 Fotos passen nicht in eine Datei: dann die Liste über die Filter eingrenzen (z. B. nach Gewerk) oder ohne Fotos herunterladen. Liest du die Datei mit „Liste importieren“ wieder ein (z. B. in ein anderes Projekt), kommen die Fotos mit.

Wer darf das? Bauleitung, Planer und Bauherr (ein reiner Bauherr sieht dabei seine eigenen). Gewerke legen selbst keine Mängel an – sie bekommen die an sie gerichteten und melden dort die Behebung (siehe „Mangel-Ablauf: Behebung & Abnahme").

Löschen: im geöffneten Mangel über „Mangel löschen" – die effektive Bauleitung (Bauleitung, Planer, Bauherr mit „kann Bauleitung"); ein reiner Bauherr nur eigene Mängel, solange sie in keiner Mängelanzeige und keiner Leistungsaufforderung stehen – auch nicht in einem Entwurf. Löschen kann man nur einen Mangel, den man auch öffnen darf – den noch nicht gemeldeten Entwurf eines Bauherrn löscht also niemand außer ihm selbst. Steht ein Mangel im Entwurf einer Mängelanzeige oder Leistungsaufforderung, den man selbst nicht bearbeiten darf – etwa im Entwurf einer anderen Rolle (Bauleitung, Planer und Bauherr mit „kann Bauleitung" haben getrennte Entwürfe) oder, als Planer, in einem Schreiben an das eigene Gewerk –, fehlt der Knopf ebenfalls: Wer den Entwurf angelegt hat, nimmt den Mangel dort zuerst heraus. Ist das Modul des Entwurfs (Mängelanzeigen bzw. Leistungsaufforderungen) im Projekt abgeschaltet, steht statt des Knopfs der Hinweis „Löschen gesperrt – Modul abgeschaltet“: dann das Modul wieder einschalten und den Mangel dort aus dem Entwurf nehmen. Nimmt jemand einen Mangel genau in dem Moment in ein Schreiben auf, in dem man ihn löscht, bleibt der Mangel stehen (Hinweis „steht in einer Mängelanzeige oder Leistungsaufforderung“ bzw. „hat sich gerade geändert“ – dann neu laden). Steht ein Mangel in einem versendeten Schreiben (Mängelanzeige oder Leistungsaufforderung), lässt er sich nicht löschen – der Knopf erscheint dann nicht. Versendete Schreiben werden archiviert, nicht gelöscht (siehe „Eine Mängelanzeige erstellen und versenden“).

„Mängel versenden" heißt hier: einen Mangel weitergeben/freigeben – an ein Gewerk (die ausführende Firma), einen Planer oder die Bauleitung. Das ist der schnelle Weg und funktioniert ohne förmliche Mängelanzeige – erst dadurch sieht der Empfänger den Mangel und kann ihn abarbeiten.

Einzelnen Mangel weitergeben:

1. Öffne den Mangel (in /maengel darauf tippen).

2. Im Freigabe-Banner oben auf „Freigeben…".

3. Empfänger wählen (Mehrfachauswahl): Gewerk, Planer und/oder Bauleitung – bestätigen.

4. Der Mangel ist dann „An Gewerk freigegeben". (Für ein Gewerk muss dem Mangel ein Gewerk zugewiesen sein.)

Steht der Mangel in einer Mängelanzeige oder Leistungsaufforderung – im Entwurf oder versendet, auch in deinem eigenen Entwurf –, gibt es im Mangel-Fenster kein „Freigeben…“ und kein „An Gewerk weiterleiten“: Er geht mit seinem Schreiben hinaus. Statt „Freizugeben“ steht dort, in welchem Schreiben er hängt („Hängt in LA-003 – geht mit der Leistungsaufforderung hinaus“; die Nummer nur, wenn du das Schreiben öffnen darfst). Willst du ihn trotzdem einzeln freigeben, nimm ihn erst aus dem Entwurf heraus.

Mehrere als Liste: in /maengel mehrere markieren → in der Aktionsleiste unten „Freigeben…" → Empfänger wählen (Melden + Freigeben in einem Schritt). Hast du erst an Bauleitung/Planer freigegeben, kannst du später per „An Gewerk weiterleiten" das Gewerk ergänzen. Mängel, die in einer Mängelanzeige stehen (Entwurf oder versendet), kannst du für die Sammel-Freigabe nicht auswählen. Positionen einer Leistungsaufforderung kannst du auswählen (sie tragen in der Liste keine Pille „Freizugeben“) – die Freigabe lässt sie aber aus (wie eine Mängelanzeigen-Position aus einer veralteten Liste) und sagt je Position, in welchem Schreiben sie hängt („„Fuge offen“ hängt in LA-003 – geht mit der Leistungsaufforderung hinaus.“; die Nummer nur, wenn du das Schreiben öffnen darfst, sonst „… kann nicht freigegeben werden.“). Ein schon ans Gewerk freigegebener Mangel lässt sich danach weiter in eine Mängelanzeige oder Leistungsaufforderung übernehmen.

Wer darf? Nur die effektive Bauleitung (Bauleitung, Planer, Bauherr mit „kann Bauleitung"). Ein reiner Bauherr gibt nicht selbst frei – er nutzt „Mangel melden" an die Bauleitung. Nur wenn es im Projekt gar keine Bauleitung, Planer oder Bauherr-mit-kann-Bauleitung gibt, sendet der Bauherr direkt ans zugewiesene Gewerk. Freigeben, weiterleiten und melden kann man nur einen Mangel, den man auch öffnen darf – einen Mangel, den vor der Weitergabe nur die Bauherren mit „kann Bauleitung" sehen (siehe unten), geben Bauleitung und Planer also erst danach frei, und den noch nicht gemeldeten Entwurf eines Bauherrn meldet niemand außer ihm selbst.

Wer sieht einen Mangel vor der Weitergabe? Legt ein Bauherr mit „kann Bauleitung" einen Mangel an – oder meldet ein reiner Bauherr einen, während es im Projekt einen Bauherrn mit „kann Bauleitung" gibt –, sehen ihn zuerst nur die Bauherren mit „kann Bauleitung". Bauleitung und Planer sehen ihn erst, wenn er weitergegeben (freigegeben) ist oder in einem versendeten Schreiben steht; übernimmt ihn ein Bauherr mit „kann Bauleitung" in einen Mängelanzeigen-Entwurf – oder legt er ihn direkt in seinem Entwurf an –, sehen ihn Bauleitung und Planer weder in der Mängelliste (auch nicht im Eingang oder im Excel-Export) noch im Mangel-Fenster, bis er weitergegeben oder die Mängelanzeige versendet ist – einen direkt im Entwurf angelegten Mangel erst nach dem Versand. Die Mängelliste zeigt jedem nur Mängel, die er auch öffnen kann. Die Fristen (Dashboard „Jetzt dran", Bau-Akte „Termine & Fristen", „Frag die Akte"), die Benachrichtigung „Frist überfällig" und die tägliche Zusammenfassung per E-Mail nennen einen Mangel nur, wenn man ihn in der Mängelliste sieht und auch öffnen kann.

Unterschied zur Mängelanzeige: Freigabe = schnelle Verteilung; Mängelanzeige = förmliches Schreiben mit Frist/PDF/Eskalation. Ein Mangel kann beides.

Ein Mangel durchläuft Status: Offen → (In Bearbeitung) → Behebung gemeldet → Abgenommen (oder wieder Offen bei Reklamation).

Für das Gewerk (Empfänger): Öffne den an dich freigegebenen Mangel – die Glocke meldet ihn dir als „Neuer Mangel für Ihr Gewerk“; an wen der Mangel intern sonst noch ging, steht dort nicht. Du kannst kommentieren und die Behebung melden (mit Text und optional Fotos als Beleg). Das setzt den Status auf „Behebung gemeldet" – der Mangel gilt noch nicht als endgültig behoben, sondern wartet auf die Abnahme durch die Bauleitung/den Ersteller. (Gewerke sind also nicht nur Leser – sie kommunizieren und melden Fortschritt.) Freimelden geht nur an einem offenen Mangel (offen, in Bearbeitung oder nach einer Reklamation wieder offen): Ist er schon abgenommen, fehlt im Mangel-Fenster der Schalter „freigemeldet“ – am Handy wie am Desktop –, und dort steht stattdessen „Dieser Mangel ist abgenommen – freimelden ist nicht mehr möglich, ein Kommentar schon.“ Kommentieren kannst du weiter. Im Menü „Melden“ am Handy stehen nur Mängel, die du noch freimelden kannst.

Für Bauleitung / Ersteller: Nach „Behebung gemeldet" kannst du den Mangel abnehmen (Status → „Abgenommen", mit Datum) oder reklamieren, wenn die Behebung nicht passt (Status zurück auf „Offen", mit Begründung) – wie alles am Mangel nur, wenn du ihn auch öffnen darfst. Die Knöpfe „Abnehmen“ und „Reklamieren“ im Mangel-Fenster (am Handy wie am Desktop) stehen genau dort, wo du das darfst: als Bauleitung, Planer oder Bauherr mit „kann Bauleitung“ an jedem Mangel, den du öffnen kannst; als Bauherr ohne „kann Bauleitung“ nur an deinen eigenen Mängeln; als Gewerk nie. An einem abgenommenen Mangel steht dort „Wieder öffnen“ – genau einmal, in diesem Abnahme-Bereich: Du gibst eine Begründung ein, sie steht als Reklamation im Verlauf, und die Beteiligten werden benachrichtigt. Der Freigabe-Status oben bietet dafür keinen eigenen Knopf mehr.

Im Abnahmeprotokoll abgenommen: Ist ein Mangel in einem versendeten Abnahmeprotokoll abgenommen – war er also schon abgenommen, als das Protokoll hinausging, oder führt ihn das Protokoll dort als erledigt –, lässt er sich nicht wieder öffnen – weder über „Reklamieren“ bzw. „Wieder öffnen“ noch über das Leeren des Erledigt-Datums, die Sammel-Aktion „Wieder öffnen“ der Mängelliste, „Status ändern“ einer Mängelanzeige oder das Zurücknehmen eines Hakens im Tagesbericht; auch das Gewerk kann ihn nicht mehr freimelden. Das Mangel-Fenster zeigt dann „Im Abnahmeprotokoll abgenommen“ statt „Wieder öffnen“, dem Gewerk fehlt dort der Schalter „freigemeldet“. Versuchst du es trotzdem, etwa über die Sammel-Aktion der Liste, kommt der Hinweis „Dieser Mangel wurde in einem versendeten Abnahmeprotokoll abgenommen. Wiederöffnen ist hier nicht möglich.“ „Status ändern“ einer Mängelanzeige lässt einen solchen Mangel abgenommen und sagt es danach („Nicht alle Mängel wieder geöffnet“); nimmst du den Haken eines übernommenen Eintrags im Tagesbericht zurück, ändert sich nur der Eintrag im Bericht – der Mangel bleibt abgenommen. Erstellst du im Abnahme-Modul eine neue Version des Protokolls, gilt es bis zum erneuten Versand wieder als Entwurf – so lange lässt sich der Mangel wieder öffnen. Eine noch nicht abgenommene Position eines versendeten Protokolls (z. B. „Behebung gemeldet“) kannst du wie gewohnt abnehmen oder reklamieren. Ein Vorbehalts-Mangel, der im Protokoll noch offen stand und erst nach dem Versand abgenommen wurde, ist nicht gesperrt: Du kannst ihn wieder öffnen wie jeden abgenommenen Mangel – auch über „Wieder öffnen“ einer Mängelanzeige. Die Sperre lässt sich auch nicht über das Datum umgehen: Das Erledigt-Datum eines gesperrten Mangels lässt sich nicht hinter den Versand verschieben (Hinweis „Das Erledigt-Datum lässt sich nicht hinter den Versand verschieben.“), ein früheres Datum schon; erneut abnehmen geht nicht, und der Haken im Tagesbericht ändert an einem schon abgenommenen Mangel nichts. Speicherst du das Mangel-Fenster, ohne das Datum anzufassen, bleibt es, wie es ist.

Jeder Mangel hat einen Kommentar-Thread und einen Ereignis-Verlauf (erfasst → gemeldet → freigegeben → ggf. in MA versendet → behoben) – so ist die Kommunikation nachvollziehbar. Das Gewerk sieht dabei keine internen Schritte: weder wann der Mangel an die Bauleitung gemeldet wurde noch an wen die Bauleitung ihn freigegeben hat – im Mangel-Fenster also keinen „Freigabe-Status“, im Ereignis-Verlauf weder Meldung noch Freigabe und in seiner Mängelliste keine Freigabe-Pille, auch nicht in den Mängeln einer Mängelanzeige. Dasselbe gilt für einen Bauherrn ohne „kann Bauleitung“ an Mängeln, die er nicht selbst erfasst hat (etwa einen Mangel der Bauleitung in seiner Wohnung) – im Mangel-Fenster, in „Meine Mängel“, im Excel-Export und in seiner Wohnungs-Übergabemappe; an seinen eigenen Mängeln sieht er jeden Schritt.

Wer liest und schreibt am Mangel? Kommentare lesen und schreiben, die Behebung melden, „behoben bis" eintragen und Fotos ergänzen oder löschen kann nur, wer den Mangel auch öffnen darf – das Gewerk also erst, wenn der Mangel seinem Gewerk zugeordnet ist und an das Gewerk freigegeben wurde oder in einem versendeten Schreiben (Mängelanzeige/Leistungsaufforderung) steht; ein Mängelanzeigen-Entwurf reicht nicht. Steht in einem an dich versendeten Schreiben eine Position, die einem anderen oder keinem Gewerk zugeordnet ist, siehst du sie im Schreiben, kannst sie aber weder kommentieren noch freimelden – die Position sagt dir das, und die Sammel-Freimeldung nennt sie; in deiner Mängelliste und im Eingang steht sie nicht. Wende dich dann an die Bauleitung. Ein Bauherr ergänzt Fotos nur an Mängeln, die er öffnen kann. Kommentare am Mangel sieht das Gewerk erst ab dem Moment, ab dem ihm der Mangel vorliegt (Freigabe an sein Gewerk oder Versand eines Schreibens mit diesem Mangel) – dazu seine eigenen; ältere Kommentare bleiben intern.

PDF des Mangels (Knopf „PDF“ im Mangel-Fenster – im Bearbeiten-Fenster am Handy unten, im Fenster des Gewerks oben neben dem Schließen-Kreuz): Es zeigt jedem, was er am Mangel sehen darf. Das Gewerk findet im Abschnitt „Verlauf“ nur die Kommentare ab dem Moment, ab dem ihm der Mangel vorliegt, und ob der Mangel abgenommen oder reklamiert wurde, aber keine internen Schritte wie die Meldung an die Bauleitung oder an wen die Bauleitung den Mangel freigegeben hat – auch im Kopf steht für das Gewerk kein Melde- und kein Freigabedatum. Ein Bauherr ohne „kann Bauleitung“ bekommt an Mängeln, die er nicht selbst erfasst hat, dieselbe Auswahl – ohne die internen Schritte und ohne Melde- und Freigabedatum, die Kommentare aber alle (wie am Mangel); an seinen eigenen Mängeln den ganzen Verlauf, auch im PDF seiner Wohnungs-Übergabemappe. Bauleitung, Planer und Bauherr mit „kann Bauleitung“ sehen dort weiter den ganzen Verlauf. Das PDF wird beim Öffnen frisch erzeugt (gespeicherter Stand) – es ist kein versendetes Schreiben.

Eine Mängelanzeige (MA) ist das förmliche Schreiben (Mängelrüge) an eine Firma und bündelt einen oder mehrere Mängel mit einer Frist. Der Mangel ist der einzelne Punkt, die Mängelanzeige das Schreiben darüber; ein Mangel kann in mehreren Mängelanzeigen stecken.

Für die schnelle Weitergabe eines Mangels ans Gewerk brauchst du KEINE Mängelanzeige (siehe „Mängel versenden / weitergeben"). Die Mängelanzeige ist der förmliche Weg mit Frist, PDF und Eskalation.

Mitunterzeichner nicht mehr im Projekt: Ist der Mitunterzeichner eines Entwurfs aus dem Projekt entfernt, zeigt das Formular einen Hinweis. Speichern geht weiter; versenden lässt sich das Schreiben erst, wenn du einen anderen Mitunterzeichner oder „Kein Mitunterzeichner“ wählst. Bereits versendete Schreiben bleiben, wie sie hinausgingen. (Gilt genauso für Leistungsaufforderungen.)

So bekommt eine Mängelanzeige ihre Inhalte – eine Mängelanzeige bündelt einen oder mehrere Mängel. Quellen:

1. Neu anlegen: /mangelanzeigen → „Mängelanzeige erstellen". Startet als Entwurf; im Formular kannst du direkt neue Mängel erfassen. Ein so erfasster Mangel gilt als von dir erfasst – wie einer, den du in der Mängelliste anlegst (im Verlauf des Mangels „Mangel erfasst von …"); wer ihn vor dem Versand sieht, richtet sich danach (siehe „Wer sieht einen Mangel vor der Weitergabe?").

2. Mehrere bestehende Mängel bündeln: in /maengel mehrere markieren → in eine (neue oder bestehende) Mängelanzeige übernehmen; oder im Entwurf passende Mängel des Gewerks hinzufügen. Eine Mängelanzeige kann also mehrere Mängel zusammenfassen. Bestehende Mängel nimmt nur ein Entwurf auf, den du bearbeiten darfst – eine versendete Mängelanzeige übernimmt keine bestehenden Mängel mehr. Ein Mangel ohne Gewerk übernimmt das Gewerk der Mängelanzeige; gehört er zu einem anderen Gewerk, nimmt sie ihn nicht auf (Hinweis „gehört zu einem anderen Gewerk") – dann zuerst das Gewerk am Mangel ändern oder eine Mängelanzeige an sein Gewerk anlegen. Beim Erstellen aus einem Mangel prüft das Formular das schon vor dem Speichern – es entsteht keine leere Anzeige. Aus einem einzelnen Mangel startest du direkt im Mangel-Fenster mit „Anzeige erstellen“ (am Desktop oben, am Handy unten) – als Bauleitung, Planer oder Bauherr mit „kann Bauleitung“, solange der Mangel noch in keiner Mängelanzeige steht, die du öffnen kannst. Scheitert nach dem Anlegen doch etwas, setzt ein erneutes Speichern auf derselben Anzeige fort, statt eine zweite anzulegen.

3. Direkt aus dem Bautagebuch: über den Import-Dialog mit Quelle-Umschalter „Bautagebuch-Bericht" oder „Nachrichten" (Telegram- und manuelle Einträge) – oder mit einem Klick aus einer Empfehlung im Bautagebuch-Bericht (die App schlägt je Gewerk eine passende Mängelanzeige vor). Dabei werden Texte und Fotos übernommen, nicht nur die Fotos.

4. Per KI aus Tagebuch-Nachrichten: die KI macht aus den Nachrichten-Texten fertige Mangel-Vorschläge und ordnet die passenden Fotos zu.

5. Datei-Import: eine bestehende Mängelliste (PDF/Bild) einlesen. Die Original-Datei steht danach in der Mängelanzeige unter „Importiert aus“ – für Bauleitung, Planer und Bauherr; die Firma (bzw. der Planer), an deren Gewerk das Schreiben geht, bekommt sie nicht – auch nicht als Link.

Mangel aus dem Entwurf nehmen: Im Entwurf nimmt „Entfernen" (Papierkorb an der Mangel-Karte) den Mangel nur aus dieser Mängelanzeige – gelöscht wird er dabei nicht. Er bleibt in der Mängelliste (/maengel) und in anderen Schreiben, in denen er steht, und lässt sich später wieder übernehmen. Das gilt auch für einen Mangel, den du gerade erst im Entwurf angelegt hast: er bleibt danach als einzelner Mangel in der Liste (mit eigener Nummer und sichtbar wie ein Mangel, den der Ersteller der Mängelanzeige direkt in der Mängelliste angelegt hat) und lässt sich dort löschen. Ein Mangel aus einem versendeten Schreiben (Mängelanzeige oder Leistungsaufforderung) lässt sich nicht löschen, und aus einer versendeten Mängelanzeige lässt sich auch kein Mangel mehr herausnehmen.

Löschen oder archivieren: Einen Entwurf löschst du auf der Detailseite über „Löschen“ – seine Mängel bleiben dabei als einzelne Mängel in der Mängelliste (mit eigener Nummer). Eine versendete Mängelanzeige lässt sich nicht löschen: Versendete Schreiben werden archiviert, nicht gelöscht – der Knopf ist dann gesperrt. Zum Aufräumen nutzt du „Archivieren“ (Desktop in der Kopfzeile, am Handy unter „⋯“): die Anzeige verschwindet aus der Standardansicht der Liste. Hat sie noch offene Punkte, listet der Archivieren-Dialog sie auf (am Desktop in der Mitte, am Handy als Blatt von unten) – je Punkt Nummer (z. B. „MA-012/3“), Titel, Firma und Status (offen, in Bearbeitung, freigemeldet) – und fragt, was mit ihnen passiert: „Alle abschließen“ setzt sie auf „Abgenommen“ mit dem Vermerk „Abgeschlossen beim Archivieren von MA-…“ (bei einem Entwurf ohne Nummer); freigemeldete gelten damit als abgenommen, und steht ein Punkt noch in einem anderen aktiven Schreiben („auch in …“), gilt er dort dann ebenfalls als erledigt – darauf weist der Dialog hin. „Offen lassen“: die Punkte bleiben offen und in der Mängelliste sichtbar – auch für die Firma. Solange du nicht gewählt hast, bleibt „Archivieren“ gesperrt; der Grund steht bei den Knöpfen („Bitte wählen, was mit den offenen Punkten passiert.“ – am Handy darüber). Am Handy scrollt eine lange Liste in sich, die beiden Wahlen bleiben darunter im Blick. Der Dialog nennt nur die Punkte, die du sehen und abschließen darfst; gibt es keine, steht dort „Keine offenen Punkte, die du abschließen kannst.“ – du archivierst wie bisher, mit optionalem Kommentar. Ihre offenen Mängel (offen, in Bearbeitung, Behebung gemeldet) bleiben in der Mängelliste und im Eingang der Firma sichtbar, solange sie offen sind; erledigte zeigt die Mängelliste nur noch mit dem Archiv-Filter „Mit Archiv“. „Wiederherstellen“ macht das Archivieren rückgängig – abgeschlossene Punkte öffnet es nicht wieder. Archivieren und Löschen darf, wer die Mängelanzeige öffnen und bearbeiten darf (effektive Bauleitung) – nicht ihr Empfänger, also auch kein Planer, an dessen Gewerk sie gerichtet ist. Den Entwurf einer anderen Rolle (z. B. den eines Planers, wenn du Bauleitung bist) kannst du weder öffnen noch bearbeiten, duplizieren, löschen oder archivieren.

Archivierte in der Liste: Die Listen der Mängelanzeigen und der Leistungsaufforderungen blenden archivierte Schreiben standardmäßig aus – für jede Rolle, auch für die Firma. Gibt es welche, steht unter der Überschrift z. B. „3 archivierte ausgeblendet · einblenden“. Wieder sichtbar werden sie über „einblenden“ oder den Archiv-Filter „Aktiv / Mit Archiv / Nur Archiv“ (Desktop in der Filterleiste, am Handy unter „Filter“); sie tragen dann die Pille „Archiviert“. Den Kommentar zum Archivieren zeigt die Pille als Hinweis (Maus darüber) – aber nicht dem Empfänger: Die Firma bzw. der Planer, an dessen Gewerk das Schreiben ging, sieht nur „Archiviert“. Kennzahlen und Status-Reiter zählen, was gerade zu sehen ist. Deine Wahl merkt sich das Gerät (Browser bzw. App) und gilt für beide Listen.

Archivierte außerhalb der Listen: Dort, wo die App zeigt, was zu erledigen ist, erscheinen archivierte Schreiben gar nicht – nicht im Eingang der Firma (Handy und Desktop), nicht unter „Jetzt dran“ im Dashboard (auch keine archivierten Entwürfe) und nicht in den Fristen auf der Startseite des Bauherrn. Ihre Frist mahnt nicht mehr – weder als „Frist überfällig“ in der Glocke noch in der täglichen Zusammenfassung per E-Mail –, und im Bauzeitenplan markiert eine archivierte Mängelanzeige keinen Vorgang mehr als Konflikt. Wiederfinden lassen sie sich über den Archiv-Filter der Liste; „Wiederherstellen“ holt sie überall zurück. Ihre offenen Mängel bleiben dagegen offen und sichtbar – in der Mängelliste und im Eingang der Firma.

Kein eigener Weg ist eine „Foto-Suche": Fotos kommen automatisch mit den übernommenen Mängeln/Einträgen mit. Über die Suche (/suche) findest du Mängel/Fotos und öffnest sie — in eine Mängelanzeige gelangen sie über die Wege oben. (Leistungsaufforderung und Abnahme lassen sich ebenfalls aus dem Bautagebuch befüllen, haben aber keinen freien Mängel-Import.)

Mängelliste ohne Mängelanzeigen-Modul: Ist das Modul Mängelanzeigen im Projekt abgeschaltet, stehen ihre Mängel in der Mängelliste und im Mangel-Fenster ohne Bezug auf die Anzeige – keine Nummer „MA-…/…“, kein Link, keine Frist und keine Firma der Anzeige (die Liste zeigt die eigene Nummer „M-…“ des Mangels), und es gibt keine Knöpfe „In bestehende MA“, „Neue MA anlegen“ oder „Anzeige erstellen“; die Mängel selbst bleiben, für jede Rolle. Sie gehören aber weiter zu ihrer Anzeige: In der Liste lassen sie sich nicht auswählen (also auch nicht gesammelt freigeben oder wieder öffnen), und das Mangel-Fenster zeigt bei einer versendeten Anzeige „In einem versendeten Schreiben“ statt „Freigeben…“ – bearbeiten lässt sich dann wie gewohnt nur der Erledigt-Status.

Mängelanzeigen, die du nicht öffnen darfst: Steht ein Mangel, den du sehen darfst, in einer Mängelanzeige, die du nicht öffnen darfst – etwa im Entwurf einer anderen Rolle (der Entwurf des Planers für die Bauleitung und umgekehrt) oder, als Planer, in einem noch nicht versendeten Entwurf an dein Büro –, zeigt die Mängelliste ihn wie einen einzelnen Mangel: mit seiner eigenen Nummer „M-…“, ohne Nummer, Link und Frist der Anzeige, und „auch in …“ nennt sie nicht – genau wie das Mangel-Fenster. Darfst du eine zweite Mängelanzeige mit diesem Mangel öffnen, trägt die Zeile deren Nummer.

Versenden: Button „Versenden" → es entsteht ein PDF, das per E-Mail rausgeht; der Status wechselt von Entwurf auf Offen. Erst dann sieht die Empfänger-Firma das Schreiben. Frist-Vorschlag: „heute + Standardfrist des Projekts". Den E-Mail-Text im Versand-Dialog der Mängelanzeige (direkt nach dem Anlegen, Detailansicht, Bearbeiten, Eskalationsstufen) belegt die E-Mail-Vorlage des Projekts vor, zu dem die Mängelanzeige gehört – auch wenn du sie über einen Link aus einem anderen Projekt öffnest; ohne Vorlage und bei der Kündigung steht ein Standardtext. Du kannst ihn vor jedem Versand ändern. Der Dialog öffnet sich erst, wenn die Mängelanzeige gespeichert ist – PDF und Versand zeigen immer den gespeicherten Stand, auch deine letzte Änderung; brichst du ab, bleibt sie als Entwurf stehen. Änderst du das Formular (auch einen Mangel), während gespeichert wird, öffnet sich kein Dialog – der Hinweis bleibt stehen, bis du noch einmal auf „Versenden“ klickst. Ist eine Mängelanzeige versendet – auch wenn nur eine Eskalationsstufe hinausging, etwa bei einer direkt auf Stufe 2 angelegten –, lässt sie sich nicht mehr bearbeiten; Gewerk und Bauteil eines versendeten Schreibens bleiben fest, denn sie bestimmen, wer den Brief lesen darf. Die Vorlage pflegt ein Admin des Projekts unter Einstellungen → E-Mail (als Bauleitung oder Planer zusätzlich mit dem Recht „Projekt-Absender“). Auch CC-Adressen und die Auswahl „Beteiligte“ im Dialog kommen aus dem Projekt der Mängelanzeige – nie aus einem anderen Projekt, das du gerade (etwa in einem zweiten Tab) geöffnet hast. Ging das Schreiben schon außerhalb der App hinaus (z. B. ein importierter Brief), trägst du das im Versand-Dialog mit „Als versendet markieren" und dem Versanddatum (heute oder ein früherer Tag) nach – das zählt wie ein Versand. Kann die App das PDF einmal nicht erzeugen oder nicht im Archiv ablegen, geht nichts hinaus und nichts wird als versendet vermerkt (gilt für Versenden und „Als versendet markieren", auch bei Eskalationen, Leistungsaufforderungen, Abnahmen, Tagesberichten und Bautenstandsberichten): Der Dialog bleibt mit einer Meldung offen, du versuchst es einfach erneut; bleibt der Fehler, hilft der Support.

Solange nichts versendet ist, bleibt die Mängelanzeige ein Entwurf – auch wenn du sie direkt auf einer höheren Stufe (z. B. Abhilfeverlangen) anlegst oder den Versand-Dialog nach dem Anlegen schließt. Die Firma sieht sie dann nicht. Das gilt auch, wenn alle ihre Mängel erledigt sind (als erledigt markiert, abgenommen oder in der Anzeige abgehakt): ein Entwurf wird nie automatisch „Erledigt“ – und auch nicht von Hand: „Status ändern“ (am Handy unter „⋯“) bietet im Entwurf weder „Als erledigt markieren“ noch „Als gekündigt markieren“ (nach der Abnahme: „Ersatzvornahme dokumentieren“) an. Aufräumen lässt er sich über „Löschen“ oder „Archivieren“. Erst mit dem Versand wird sie Eskaliert (Abhilfeverlangen, Androhung) bzw. Gekündigt (Kündigung/Ersatzvornahme). Den Entwurf versendest du später über „Versenden" im Hinweis „Entwurf – noch nicht versendet" auf der Mängelanzeige oder unter „Bearbeiten" – beide Wege schicken das Schreiben der gewählten Stufe mit der Frist, die du dort siehst.

„Als erledigt markieren“ und „Wieder öffnen“ (Status ändern, am Handy unter „⋯“): Erledigst du die Mängelanzeige, setzt die App auch ihre noch offenen Mängel auf „Abgenommen“ – aber nur die, die du öffnen und abschließen darfst. „Wieder öffnen“ öffnet entsprechend nur die Mängel wieder, die du öffnen und bearbeiten darfst, und nie einen, der in einem versendeten Abnahmeprotokoll abgenommen ist. Bleiben dabei Mängel unverändert, sagt dir ein Hinweis danach, wie viele („Nicht alle Mängel erledigt“ bzw. „Nicht alle Mängel wieder geöffnet“). Eine versendete Mängelanzeige wird auch nicht wieder zum Entwurf.

Status im Verlauf: Entwurf → Offen → Nachfrist/Eskaliert → Erledigt (alle Mängel behoben) bzw. Gekündigt (höchste Eskalationsstufe). Nachfrist steht erst da, wenn eine Nachfrist auch versendet ist – eine nur vorbereitete Nachfrist oder Eskalationsstufe ändert den Status nicht, auch nicht an einer erledigten Mängelanzeige (siehe „Eskalieren“). Der Empfänger sieht die versendete MA schreibgeschützt – er kann kommentieren und Mängel abarbeiten, aber Betreff/Frist nicht ändern.

Kommentar-Verlauf der Mängelanzeige erst ab dem Versand: Das angeschriebene Gewerk – und ein Planer, an dessen Gewerk die Mängelanzeige geht, sowie ein Bauherr ohne „kann Bauleitung“ – sieht im Kommentar-Verlauf der Mängelanzeige nur die Kommentare ab dem Versand und seine eigenen – am Handy wie am Desktop, in der Glocke und in der täglichen E-Mail-Zusammenfassung. Als Versand zählt das erste versendete Schreiben; bei „Als versendet markieren" der Moment des Markierens – auch wenn du einen früheren Tag einträgst (der steht dann nur als Datum im Schreiben) (ein Tag in der Zukunft lässt sich nicht wählen). Kommentare an den einzelnen Mängeln – auch an den Mangel-Karten im Entwurf – sieht das Gewerk ab dem Moment, ab dem ihm der Mangel vorliegt: ab der Freigabe an sein Gewerk oder ab dem Versand eines Schreibens mit diesem Mangel, in der App wie in der täglichen E-Mail-Zusammenfassung. Liegt ihm ein Mangel schon vor (freigegeben oder in einer anderen versendeten Anzeige), liest es neue Kommentare daran sofort mit. Den ganzen Verlauf der Mängelanzeige sehen, wer sie erstellt oder mitunterzeichnet, die Bauleitung, Planer (wenn sie nicht an ihr Gewerk geht) und Bauherren mit „kann Bauleitung" – eine eigene Ansicht dieses Verlaufs hat nur das Gewerk; die übrigen sehen die Kommentare in der Glocke und unter den Aktivitäten auf dem Dashboard („Auf der Baustelle"), wer die Mängelanzeige erstellt hat, auch in der täglichen E-Mail-Zusammenfassung. Im Entwurf sagt dir die Kommentar-Eingabe jeder Mangel-Karte, wer mitliest: „Die Firma sieht diesen Kommentar nicht“ – oder, wenn der Mangel der Firma schon vorliegt (freigegeben oder in einer anderen versendeten Anzeige), „Sichtbar auch für die Firma …“.

Modul abgeschaltet: Ist das Modul Mängelanzeigen im Projekt abgeschaltet, lässt sich keine Mängelanzeige mehr öffnen – für niemanden, auch nicht für die Bauleitung oder über einen älteren Link (etwa aus einer E-Mail oder Push-Nachricht) –, ihre PDFs (Mängelrüge und Eskalationen) stehen nicht mehr unter Dokumente, und auch ihr Kommentar-Verlauf ist dann zu (lesen wie schreiben). Versenden lässt sie sich dann ebenfalls nicht – auch nicht „Als versendet markieren“ –, und ihre Frist mahnt in der Glocke nicht mehr als „Frist überfällig“; ältere Hinweise dazu (Versand, Kommentare, Fristen) blendet die Glocke aus, bis das Modul wieder eingeschaltet ist. Auch die tägliche E-Mail-Zusammenfassung nennt dann keine Mängelanzeige mehr – weder ihren Versand noch Kommentare oder Fristen, auch nicht der Firma –, ein Mangel steht dort ohne Nummer „MA-…“, und ihre Fristen fehlen im Dashboard, unter „Termine & Fristen“ und in „Frag die Akte“.

Wer darf erstellen+versenden? Nur die effektive Bauleitung (Bauleitung, Planer, Bauherr mit „kann Bauleitung"). Ein reiner Bauherr nicht.

Eine Leistungsaufforderung (LA) fordert eine Firma auf, eine (Teil-)Leistung zu erbringen oder fertigzustellen – anders als die Mängelanzeige geht es nicht um Mängel an bereits Geleistetem, sondern um ausstehende Leistung (Verzug).

So geht's: /arbeitsaufforderungen → „Neue Leistungsaufforderung" → ausfüllen → im Detail „Versenden" (Status wechselt auf Gesendet; erst dann im Eingang des Empfängers sichtbar). Den E-Mail-Text im Versand-Dialog (Detailansicht und direkt nach dem Anlegen) belegt – wie bei der Mängelanzeige – die E-Mail-Vorlage des Projekts vor, zu dem die Leistungsaufforderung gehört (ohne Vorlage und bei der Kündigung ein Standardtext); CC-Adressen und „Beteiligte“ kommen ebenfalls aus diesem Projekt. Der Dialog öffnet sich erst, wenn die Leistungsaufforderung gespeichert ist – auch deine letzte Änderung; brichst du ab, bleibt der Entwurf stehen. Optionale Felder: Personalanforderung (z.B. mehr Arbeitskräfte) und VOB/BGB-Bezug (z.B. „§ 5 VOB/B"). Optional ein Mitunterzeichner.

Eskalieren wie bei der Mängelanzeige (4 Stufen, Frist/Nachfrist) – die LA nutzt die Verzugs-Spur (§ 5 VOB/B) mit eigenen Stufen-Bezeichnungen; der Status bleibt „Gesendet", nur die Eskalationsstufe steigt.

Empfänger-Sicht (Gewerk/Planer mit passendem Gewerk): Nur-Lese – du kannst kommentieren und Fortschritt melden, aber den Inhalt nicht ändern. Im Kommentar-Verlauf siehst du als Empfänger nur die Kommentare ab dem Versand und deine eigenen; Kommentare der Bauleitung aus der Entwurfszeit bleiben intern (auch in Glocke und täglicher E-Mail-Zusammenfassung). Als Versand zählt das erste versendete Schreiben; bei „Als versendet markieren" der Moment des Markierens – auch wenn du einen früheren Tag einträgst (der steht dann nur als Datum im Schreiben). Für Kommentare an einzelnen Mängeln (auch an den Positionen) gilt dasselbe ab dem Moment, ab dem dir der Mangel vorliegt – ab der Freigabe an dein Gewerk oder ab dem Versand eines Schreibens mit diesem Mangel.

Löschen oder archivieren: Einen Entwurf kannst du löschen – seine Positionen bleiben als Restleistungen in der Mängelliste. Eine versendete Leistungsaufforderung lässt sich nicht löschen (versendete Schreiben werden archiviert, nicht gelöscht); zum Aufräumen „Archivieren“ (Desktop in der Kopfzeile, am Handy unter „⋯“), rückgängig mit „Wiederherstellen“. Hat sie noch offene Positionen, listet der Archivieren-Dialog sie auf (Nummer wie „LA-003/2“, Titel, Firma, Status; Restleistungen markiert) und fragt, was mit ihnen passiert: „Alle abschließen“ setzt sie auf „Abgenommen“ mit dem Vermerk „Abgeschlossen beim Archivieren von LA-…“ (bei einem Entwurf ohne Nummer); freigemeldete gelten damit als abgenommen, und steht eine Position noch in einem anderen aktiven Schreiben, gilt sie dort dann ebenfalls als erledigt. „Offen lassen“: die Positionen bleiben offen und in der Mängelliste sichtbar – auch für die Firma (Restleistungen zeigt die Mängelliste mit dem Typ-Filter „Restleistung“). Ohne Wahl bleibt „Archivieren“ gesperrt; der Grund steht bei den Knöpfen („Bitte wählen, was mit den offenen Punkten passiert.“ – am Handy darüber). Der Dialog nennt nur die Positionen, die du sehen und abschließen darfst; gibt es keine, steht dort „Keine offenen Punkte, die du abschließen kannst.“ – du archivierst wie bisher, mit optionalem Kommentar. „Wiederherstellen“ öffnet abgeschlossene Positionen nicht wieder. Archivierte blendet die Liste standardmäßig aus (für jede Rolle); unter der Überschrift steht dann z. B. „3 archivierte ausgeblendet · einblenden“, und der Archiv-Filter „Aktiv / Mit Archiv / Nur Archiv“ (Desktop in der Filterleiste, am Handy unter „Filter“) zeigt sie wieder – mit Pille „Archiviert“; den Kommentar zum Archivieren zeigt die Pille als Hinweis, aber nicht dem Empfänger (Firma bzw. Planer, an dessen Gewerk die Leistungsaufforderung ging). Die Wahl merkt sich das Gerät, gemeinsam mit der Liste der Mängelanzeigen. Archivieren und Löschen darf, wer die Leistungsaufforderung öffnen und bearbeiten darf (effektive Bauleitung) – nicht ihr Empfänger, also auch kein Planer, an dessen Gewerk sie gerichtet ist. Den Entwurf einer anderen Rolle kannst du weder öffnen noch bearbeiten, duplizieren, löschen oder archivieren.

Ohne Leistungsaufforderungen-Modul: Ist das Modul Leistungsaufforderungen im Projekt abgeschaltet, nennt auch das Mangel-Fenster keine Leistungsaufforderung mehr, die Startseite bietet keine „Aufforderung verfassen“ an, und im Eingang der Firma fehlen Abschnitt, Kachel und – am Handy – der Tab „Aufford.“.

Archivierte außerhalb der Listen: Eine archivierte Leistungsaufforderung steht nicht im Eingang der Firma (Handy und Desktop) und nicht unter „Jetzt dran“ im Dashboard (auch nicht als Entwurf); ihre Frist mahnt nicht mehr – weder in der Glocke noch in der täglichen Zusammenfassung per E-Mail. In der Liste findest du sie über den Archiv-Filter. Ihre Positionen bleiben dagegen offene Mängel (auch im Eingang der Firma), solange sie offen sind.

Kommentieren kann, wer die Leistungsaufforderung öffnen kann – auch ihr Empfänger. Wer sie selbst erstellt hat oder mitunterzeichnet, sieht ihren ganzen Kommentar-Verlauf und kann kommentieren, schon im Entwurf – auch ein Planer, an dessen Gewerk sie geht. Im Entwurf steht über der Kommentar-Eingabe der Hinweis „Interne Abstimmung“: Firma und Bauherr sehen Kommentare aus der Entwurfszeit nicht – auch nicht nach dem Versand. Modul abgeschaltet: Ist das Modul Leistungsaufforderungen im Projekt abgeschaltet, lässt sich keine Leistungsaufforderung mehr öffnen – für niemanden, auch nicht für die Bauleitung oder über einen älteren Link (etwa aus einer E-Mail oder Push-Nachricht); ein Link auf /arbeitsaufforderungen führt dann zur Startseite –, ihr PDF steht nicht mehr unter Dokumente, und auch ihr Kommentar-Verlauf ist dann zu (lesen wie schreiben). Versenden lässt sie sich dann ebenfalls nicht – auch nicht „Als versendet markieren“ –, und ihre Frist mahnt in der Glocke nicht mehr als „Frist überfällig“; ältere Hinweise dazu (Versand, Kommentare, Fristen) blendet die Glocke aus, bis das Modul wieder eingeschaltet ist. Auch die tägliche E-Mail-Zusammenfassung nennt dann keine Leistungsaufforderung mehr – weder ihren Versand noch Kommentare oder Fristen, auch nicht der Firma –, an einem Mangel steht kein „aus LA-…“, und ihre Fristen fehlen im Dashboard, unter „Termine & Fristen“ und in „Frag die Akte“.

Wer darf erstellen/versenden? Nur die effektive Bauleitung. Bauherren ohne „kann Bauleitung“ haben keine Leistungsaufforderungen – ein Link auf /arbeitsaufforderungen führt sie zur Startseite.

Eine Abnahme ist das Abnahmeprotokoll für ein Gewerk/Bauteil. Sie enthält Positionen – jede ist ein Mangel oder eine Restleistung mit einer Behandlung (Abstellung/Behebung, Minderung/Preisnachlass oder offen), einem Bis-Datum (Frist) und einem Kommentar. Positionen können optional mit bestehenden Mängeln verknüpft werden.

So geht's: /abnahmen → „Neue Abnahme" → Positionen erfassen → speichern → „Versenden" (Status Entwurf → Versendet; beim Versand wird ein PDF archiviert). Bei der Variante Zustandsfeststellung (§ 4 Nr. 10 VOB/B) können mehrere Gewerke Adressaten sein. Zur Wahl stehen nur Gewerke aus dem Projekt der Abnahme; öffnest du eine Abnahme über einen Link aus einem anderen Projekt zum Bearbeiten, wechselt die App in ihr Projekt.

Mängelanzeige an der Position: Ist eine Position mit einem Mangel verknüpft, der in einer Mängelanzeige steht, nennt die Abnahme-Seite deren Nummer (z. B. „MA-007“, am Handy wie am Desktop) – aber nur, wenn du diese Mängelanzeige selbst öffnen darfst und das Modul Mängelanzeigen eingeschaltet ist. Das Gewerk sieht dort also nur Mängelanzeigen an sein Gewerk, nie einen Entwurf. Dieselbe Regel gilt im Mangel-Fenster: Es nennt nur Mängelanzeigen, die du öffnen darfst.

Ohne Abnahmen-Modul: Ist das Modul Abnahmen im Projekt abgeschaltet, fehlen ihre PDFs (auch ältere Versionen) und die Quelldateien importierter Abnahmeprotokolle im Dokumente-Archiv – für alle, auch für die Bauleitung. Auch das Mangel-Fenster nennt dann kein Abnahmeprotokoll „AB-…“ mehr (ebenso, wenn du das Protokoll nicht öffnen darfst, etwa als einfacher Bauherr); ein dort abgenommener Mangel lässt sich trotzdem nicht wieder öffnen – das Fenster zeigt „Im Abnahmeprotokoll abgenommen“ ohne Nummer.

Neue Version: Nach dem Versand kannst du „Neue Version erstellen" – die Versionsnummer steigt, der Status geht zurück auf Entwurf, die alte Version bleibt archiviert. So überarbeitest du eine Abnahme nachträglich, ohne das gesendete Dokument zu verändern.

Nach dem Versand: An den Positionen pflegst du weiter den Erledigt-Vermerk und den Kommentar – etwa wenn ein Vorbehalt erledigt ist. Was die Abnahme eines Mangels aufheben würde, der beim Versand schon abgenommen war (seinen Erledigt-Vermerk leeren oder hinter den Versand schieben, seine Position löschen, das Versanddatum des Protokolls vorverlegen), lehnt die App ab: „Das Protokoll führt einen Mangel, der beim Versand schon abgenommen war. Diese Änderung würde seine Abnahme aufheben – für Änderungen eine „Neue Version" anlegen.“

Empfänger-Sicht: Ein Gewerk sieht eine Abnahme nur, wenn sie versendet und an sein Gewerk gerichtet ist (Entwürfe sind unsichtbar) — bei einer Zustandsfeststellung genügt es, eines der Adressaten-Gewerke zu sein. Dasselbe gilt für ihre Positionen in der Mängelliste und im Eingang des Gewerks: Sie erscheinen dort erst mit dem Versand und sind ausgeblendet, solange eine neue Version in Arbeit ist (bis sie wieder versendet ist). Bei einer Zustandsfeststellung mit mehreren Gewerken stehen dort nur die Positionen, die seinem Gewerk oder keinem zugeordnet sind — die eines anderen Gewerks nicht (das Protokoll selbst zeigt alle). Von den anderen Gewerken sieht ein Gewerk nur Gewerk und Firmennamen, keine Kontaktdaten (E-Mail-Adresse, Telefon, Ansprechpartner) – wie im Protokoll-PDF. Wer bei der Abnahme dabei war, steht weiter bei den Anwesenden. Nur-Lese + kommentieren; Inhalte ändert die Bauleitung.

Abnahmen sind über die Suche (/suche) auffindbar — inklusive vorbehaltener Mängel und Anwesender.

Ist das Modul Abnahmen im Projekt abgeschaltet, erinnert die Glocke nicht mehr an ablaufende Gewährleistungen und blendet ältere Hinweise zu Abnahmen aus (auch „Abnahmeprotokoll erhalten“), ihre Fristen fehlen im Dashboard und unter „Termine & Fristen“, und unter Personen stehen keine Abnahme-Beteiligten mehr – für alle, auch für die Bauleitung; wird es wieder eingeschaltet, kommt eine fällige Gewährleistungs-Erinnerung nach.

Wer darf anlegen/versenden? Nur die effektive Bauleitung.

Reagiert eine Firma nicht fristgerecht, eskalierst du eine versendete Mängelanzeige oder Leistungsaufforderung stufenweise. Die vier Stufen (Bezeichnung passt sich dem Fall an, z.B. vor/nach Abnahme):

1. Mängelrüge / Aufforderung (erste Frist)

2. Abhilfeverlangen (Nachfrist)

3. Kündigungsandrohung (bzw. Androhung der Ersatzvornahme)

4. Kündigung (bzw. Ersatzvornahme)

So eskalierst du: Anzeige im Detail öffnen → „Auf Stufe … eskalieren" → Ziel-Stufe wählen (vorgeschlagen ist die nächste), Frist setzen (Vorschlag: letzte versendete Frist + Standardfrist), optional Nachfrist und Bemerkung → „Eskalieren & weiter zum Versand" (erzeugt wieder ein PDF).

Gut zu wissen:

• Eskalieren geht erst nach dem Versand und nur, wenn noch offene Punkte da sind.
• Nachfrist = dieselbe Stufe erneut mahnen; Hochstufen = nächste Stufe. Stufen dürfen übersprungen werden; zurückstufen geht nach Versand nicht.
• Passende VOB/BGB-Bezüge schlägt das System je Stufe vor.
• Die Leistungsaufforderung eskaliert genauso, nutzt aber eigene, verzugs-bezogene Stufen-Bezeichnungen.
• Was die Firma sieht: erst die versendete Stufe. Eine vorbereitete, noch nicht versendete Stufe (z.B. ein Kündigungs-Entwurf) bleibt intern – die Firma, ein Planer, an dessen Gewerk das Schreiben geht, und ein Bauherr ohne „kann Bauleitung" sehen sie erst nach dem Versand, auch nicht in Liste, Eingang und Fristen; ebenso wenig deine Bemerkung zur Stufe. Als PDF bekommen sie das Schreiben der versendeten Stufe (das archivierte, sofern vorhanden).
• Vorbereiten ändert das Schreiben nicht: Eine Stufe anlegen, ändern oder wieder löschen lässt den Status stehen – auch „Erledigt“ – und das Schreiben rückt in den Listen unter „Zuletzt geändert“ nicht nach oben; die Firma bekommt keinen „Neu“-Punkt. Erst der Versand der Stufe (auch „Als versendet markieren“) leitet den Status neu ab und holt das Schreiben nach oben – aus „Erledigt“ wird dann z.B. wieder „Frist gesetzt“, solange noch ein Mangel offen ist; sind alle Mängel erledigt, bleibt „Erledigt“.

Wer darf? Nur die effektive Bauleitung.

Deine Möglichkeiten ergeben sich aus drei unabhängigen Dingen:

1. Rolle (eine pro Projekt):

• Bauleitung – koordiniert alles, sieht alle Daten, erstellt/versendet Schreiben.
• Planer – handelt wie die Bauleitung (kann Mängelanzeigen versenden, triagieren), eigene Signatur. Aber: die Modul-Sicht (Bautagebuch/Bauzeitenplan/Bautenstand) entsteht nur durch ausdrücklich gesetzte Rechte, nicht automatisch – ein Admin muss sie setzen.
• Bauherr – Auftraggeber; meldet Mängel, beobachtet. Sieht standardmäßig nur Eigenes (z.B. seine gemeldeten Mängel und die daraus entstandenen Mängelanzeigen).
• Gewerk / Nachunternehmer – Empfänger; sieht nur die an sein Gewerk gerichteten Schreiben. Nur-Lese auf die Inhalte, aber: kann kommentieren und die Behebung melden (nicht bloß passiv lesen).

2. Admin (ja/nein, unabhängig von der Rolle): nur ein Admin kann Mitglieder einladen und Rollen + Rechte vergeben. Admin ≠ Bauleitung-Recht. Ein Gewerk kann nie Admin sein. Mindestens ein Admin bleibt immer im Projekt. Im Archiv heißt Admin alles: Ein Voll-Archiv, das ein Admin erstellt, enthält alle Projektdaten, auch interne Einträge der Bauleitung; Übergabemappen anderer laden nur Admins.

3. Zusatzrechte (Funktionen): Lesen/Schreiben je Modul (Bautagebuch, Bauzeitenplan, Bautenstand, Mängelanzeigen); „kann Bauleitung" (macht einen Bauherrn faktisch zur Bauleitung); „Projekt-Absender" (unter der Projekt-Identität senden; Standard nur für Bauherren, ein Admin kann es auch Bauleitung oder Planer geben – nie einem Gewerk). Es gibt Einschränkungen wie „nur eigenes Bauteil" oder „nur eigene Mängelanzeigen". Schreiben schließt Lesen ein.

Faustregeln:

• Mängelanzeigen/Leistungsaufforderungen/Abnahmen erstellen+versenden & Mängel weitergeben: nur effektive Bauleitung.
• Mängel anlegen: Bauleitung, Planer, Bauherr (nicht Gewerke).
• Empfänger dürfen Schreiben nicht bearbeiten (nur kommentieren/abarbeiten).
• „Ich sehe ein Modul nicht" → meist fehlt das Leserecht (Admin setzt es).
• „Ich bin Admin, kann aber nicht versenden" → Admin ist Verwaltung, kein Bauleitung-Recht.

Rechte einstellen (nur Admin): Einstellungen → Benutzer (Schild-Symbol) oder in der Personen-Detailseite.

Beim ersten Start (oder über den Einrichtungs-Assistenten) richtest du ein Projekt Schritt für Schritt ein.

• Neues Projekt: „Neues Projekt anlegen" startet den vollen Assistenten: Projekt-Basis → Bauteile (Vorlage, manuell, IFC-Datei [wird lokal im Browser gelesen] oder Terminplan-Import PDF/CSV/Excel) → deine Rolle → Profil → Briefkopf/Büro → E-Mail (SMTP) → optional Telegram → Pläne → Kontakte → fertig. Wer ein Projekt anlegt, wird automatisch Admin und wählt seine Rolle (Bauleitung, Planer oder Bauherr) im Assistenten. Brichst du vor der Rollenwahl ab, geht es über „Setup fortsetzen“ im vollen Assistenten weiter – die Rolle wählst du dann dort.
• Einem Projekt beitreten: über eine E-Mail-Einladung (persönlich, ~48 h gültig) oder einen Einladungslink (mehrfach nutzbar). Rolle + Rechte legt der einladende Admin fest. Beim Beitreten ist der Assistent kürzer, und Projekt/Rolle sind dort nicht editierbar (das macht der Admin).
• Terminplan-Import: Datei hochladen, KI erkennt Abschnitte/Gewerke/Personen/Vorgänge → Vorschau bestätigen („zusammenführen" = ergänzt, „überschreiben" = ersetzt Abschnitte/Vorgänge).

Absender-Identität (wichtig – wer sendet worunter):

• Mein Büro (für Bauleitung/Planer): eigenes Büro mit Logo, Adresse und eigenem SMTP – projektübergreifend. BL/PL senden unter ihrem Büro, nicht unter dem Projekt – außer ein Admin gibt ihnen das Recht „Projekt-Absender" (Einstellungen → Benutzer → Verwalten). Wer ein Projekt als Bauleitung/Planer anlegt, bekommt es nicht automatisch.
• Projekt-Briefkopf (für Bauherren): Schreiben gehen unter der Projekt-Identität raus.
• Persönlicher Briefkopf: Fallback im Profil.

Einstellungen (/einstellungen) hat Tabs – für dich: Profil, Mein Briefkopf/Mein Büro, Benachrichtigungen. Für Admins zusätzlich: Projekt, Stammdaten, Briefkopf/E-Mail, Messenger (Telegram), Benutzer, Archiv. Einladen dürfen nur Admins. Ist das Setup unfertig, zeigt das Dashboard einen „Setup fortsetzen"-Banner.

Vorschläge im Schritt E-Mail (SMTP): Der Assistent bietet die SMTP-Werte eines Projekts (Server, Benutzer, Absender – nie das Passwort) nur zur Übernahme an, wenn du dort die Projekt-Identität (Briefkopf/E-Mail) pflegen darfst – also als Admin dieses Projekts, als Bauleitung oder Planer zusätzlich mit dem Recht „Projekt-Absender“ (als Firma nie). Beim neuen Projekt kommt der Vorschlag aus deinem zuletzt geänderten Projekt, in dem das zutrifft; sonst richtest du den Versand selbst ein.

Das Bautagebuch (/bautagebuch) sammelt tägliche Einträge; ein Bautagebuch-Bericht ist das daraus erstellte Tagesabschluss-Dokument. Oben gibt es drei Bereiche: Nachrichten (Tag), Bautagebuch-Berichte (Liste) und Offenes aus Vortagen; über den Datumspicker wechselst du den Tag.

Einträge entstehen auf zwei Wegen:

• Telegram: Nachrichten + Fotos aus der verknüpften Telegram-Gruppe bzw. dem Chat landen automatisch im Tag (einrichten unter Einstellungen → Messenger; siehe „Telegram anbinden").
• Manuell: über das Eingabefeld unten – eine kurze Notiz + optional Foto(s), mit #hashtag (z.B. #<gewerk>) direkt in die Tages-Inbox. Senden per Button oder Cmd/Strg+Enter.

Oben in der Tag-Ansicht zeigt die Tagesübersicht das Wetter und die Zahl der anwesenden Personen/Gewerke des Tages; ob Telegram verbunden ist, zeigt am Desktop der Knopf Telegram bei den Live-Quellen („verbunden“ bzw. „Verbinden“).

Bautagebuch-Bericht erstellen (im Nachrichten-Bereich):

1. KI-Bericht erstellen – die KI erzeugt im Hintergrund aus den Einträgen des Tages einen Entwurf; währenddessen ist der Posteingang gesperrt. Danach zeigt die App eine Empfehlungen-Ansicht (z.B. Mängelanzeige/Leistungsaufforderung je Gewerk als Vorschlag). Oder Manuell erstellen (leerer Entwurf).

2. Im Bericht-Editor (/bautagebuch/bericht/[Datum]) füllst du die Abschnitte: Durchgeführte Arbeiten, Vorkommnisse, Behinderungen, Festgestellte Mängel & Restleistungen, Anweisungen und Geplante Arbeiten (Folgetage); dazu Witterung, Anwesende (automatisch zusammengeführt) und offene Punkte aus Vortagen (zum Abhaken). Dann Vorschau und Fertigstellen/Versenden (nur versendete Berichte werden als PDF archiviert).

Sobald für einen Tag ein Bericht existiert (auch als Entwurf), ist der Posteingang dieses Tages gesperrt (schreibgeschützt). Bautenstand (/bautenstand) ist ein eigener Bericht (Fortschritt/Termine/Risiken) ohne Witterung/Anwesende.

Ein versendeter Bautagebuch- oder Bautenstandsbericht ist festgeschrieben: Inhalt, Anwesende, Status und Archiv-PDF lassen sich nicht mehr ändern — auch nicht über eine neue KI-Generierung, eine Änderung unter /personen oder ein zweites „Versenden" bzw. „Als versendet markieren". Er bleibt so, wie er hinausging. Möglich bleiben nur zwei Dinge: festgestellte Mängel, die noch nicht als Mangel übernommen sind, als erledigt abhaken (mit Kommentar) — und einen Eintrag als eigenständigen Mangel übernehmen (z. B. in eine Mängelanzeige); der Bericht verweist dann auf den Mangel, und dessen Stand pflegst du am Mangel. Wurde ein Bericht verschickt, während du ihn bearbeitest, zeigt der Editor einen Hinweis und den versendeten Stand; deine letzte Änderung wird dann nicht gespeichert.

Ist im Projekt der automatische Bautagebuch-Bericht aktiv, liegt morgens schon ein KI-Entwurf für dich bereit, und der fertige Bericht kann automatisch per E-Mail rausgehen (siehe „Was läuft automatisch?"). Erkennt der Nacht-Lauf in den Nachrichten eine Besprechungs-Mitschrift (Bausitzung, Jour fixe, Begehung), legt er zusätzlich einen Protokoll-Entwurf in der Projektakte an — mit Benachrichtigung zum Prüfen an alle, die den Entwurf in ihrer Akte sehen, Akten-Einträge schreiben und das Bautagebuch lesen dürfen (bei getrennten Bautagebüchern nur an die Gruppe dieses Tagebuchs). Den Entwurf selbst sehen, bis er fertig ist, nur Akte-Leser, die auch das Bautagebuch lesen dürfen. Ist das Bautagebuch im Projekt abgeschaltet, entstehen nachts weder Bericht- noch Protokoll-Entwürfe, und angefangene Entwürfe des Vortags bleiben Entwurf.

Gesammelt versenden: In der Liste Bautagebuch-Berichte kannst du mehrere fertige Berichte ankreuzen und auf einmal verschicken – jeder Bericht geht als eigene Mail mit eigener PDF hinaus, die Empfänger sind wie bei der Morgenmail vorbefüllt. Das geht nur mit Schreibrecht im Bautagebuch; mit reinem Leserecht gibt es keine Auswahl. Bei getrennten Tagebüchern geht je Tag der Bericht deines eigenen Tagebuchs hinaus; gibt es dort keinen, der gemeinsame Bericht des Tages – Berichte fremder Tagebücher nie. Gesendet wird unter deiner Absender-Identität wie beim Einzelversand (siehe „Mein Büro & Absender-Identität"), nicht automatisch unter dem Projekt.

Schon in ein Schreiben übernommen? Steckt eine Nachricht schon in einer Mängelanzeige oder Leistungsaufforderung, zeigt der Übernahme-Dialog das an der Nachricht mit deren Nummer (z. B. „MA-0007“, der Betreff als Hinweis) – aber nur, wenn du dieses Schreiben auch öffnen kannst: Entwürfe nur deine eigenen und die deiner Rolle (die Bauleitung sieht keine Entwürfe des Planers und umgekehrt); ist das Modul im Projekt abgeschaltet, für niemanden. Verknüpfen lässt sich eine Nachricht nur mit einem Schreiben, das du öffnen kannst und bearbeiten darfst – als Firma also nicht mit einer Mängelanzeige oder Leistungsaufforderung, die an dich geht.

Wer darf? Lesen/Schreiben brauchen das Bautagebuch-Recht. Bauleitung hat es automatisch; Planer, Bauherr und Gewerke brauchen es ausdrücklich. Je nach Projekt kann es getrennte Tagebücher pro Rolle geben. Ein Bericht enthält immer nur, was alle seine Leser sehen dürfen: der Bericht deines Tagebuchs deine und die gemeinsamen Einträge, ein gemeinsamer Bericht nur die gemeinsamen Einträge – nie die eines Rollen-Tagebuchs (auch nicht im PDF oder in der KI-Erstellung).

Wichtig: Ein im Bautagebuch-Bericht festgestellter Mangel ist zunächst nur Berichtstext — wie daraus ein verfolgbarer Mangel wird, steht unter „Bautagebuch-Bericht-Mangel vs. echter Mangel".

Die Projektakte (/projektakte) ist der Ort für lebende Dokumente — im Unterschied zum tagesbasierten Bautagebuch-Strom. Zwei Eintragsarten:

• Notiz: freier Text mit Checklisten — für Absprachen, Entscheidungen und Projektwissen (z. B. Zugangscodes, gewählte Materialien).
• Protokoll: strukturiert als Baubesprechung, Jour fixe, Begehung, Telefonat oder Aktennotiz — mit Datum/Ort, Anwesenden (inkl. Verteiler-Markierung), nummerierten TOPs, hervorgehobenen Beschlüssen und Aufgaben (Verantwortlicher + Frist). Protokolle bekommen je Art eine laufende Nummer („Baubesprechung Nr. 12", „Jour fixe Nr. 3") — wechselst du die Art nachträglich, reiht sich das Protokoll automatisch in die Nummernserie der neuen Art ein.

Bestehende Protokolle importieren (DOCX/PDF): Über „Importieren" oben auf der Projektakte-Seite lädst du viele Dateien auf einmal hoch — z. B. alte Jour-fixe-Protokolle. Jedes Dokument wird per KI aufbereitet (Titel, Datum, Uhrzeit, Protokoll-Nummer, Anwesende und TOPs werden aus dem Text übernommen — steht kein Datum im Dokument, greift der Datei- oder Ordnername) und als fertiges Protokoll mit „per KI"-Kennzeichnung abgelegt — sofort im Suchen-Tab auffindbar. Den Verfasser (z. B. TGA, Architekt, Bauherr) wählst du für den Stapel vor oder lässt ihn automatisch aus dem Dokument erkennen — er erscheint im Protokollkopf, in der Liste und im PDF. Dateien, für die es am selben Tag schon ein Protokoll gleicher Art und Quelle gibt, werden übersprungen — ein abgebrochener Lauf lässt sich also gefahrlos wiederholen. Scans ohne Textebene werden gemeldet statt still verschluckt. Bilden die Dateien eine fortlaufende Protokoll-Serie, aktiviere die gleichnamige Option: Dokumente ohne eigene Nummer werden dann in Reihenfolge fortlaufend nummeriert (weiter ab der höchsten bestehenden Nummer der Art) — die Vor-/Folgeprotokoll-Navigation und der PDF-Verweis aufs Vorprotokoll entstehen automatisch. Für den ganzen Stapel kannst du zusätzlich Tags vergeben (z. B. „steuerungsrunde", „tga") — Einträge lassen sich damit über den Tag-Filter kategorisieren. Auch ganze Ordner (inkl. Unterordner) kannst du in die Import-Fläche ziehen oder über „Ordner wählen" öffnen — nur DOCX/PDF werden übernommen. Das Original-Dokument bleibt standardmäßig als Anlage am Protokoll („Original" im Kopf); wer Speicherplatz sparen will, wählt die Option ab — dann bleibt nur der aufbereitete Inhalt. Über das Titel-Muster bestimmst du, wie sich der Protokoll-Titel zusammensetzt — mit Bausteinen wie KI-Titel, Datum, Nummer, Verfasser oder Dateiname und einer Live-Vorschau; fehlende Angaben werden automatisch weggelassen, und dein Muster bleibt für den nächsten Import gespeichert.

Nacharbeit & Sammel-Bearbeitung: Nach dem Import zeigt eine Zusammenfassung, was nicht erkannt wurde (z. B. fehlendes Datum). Der Filter „Unvollständig" in der Liste sammelt alle Protokolle ohne Datum oder Verfasser — auch später noch. Über „Auswählen" markierst du mehrere Einträge und setzt in einem Schritt den Verfasser oder fügst Tags hinzu bzw. entfernst sie. Bei bereits versendeten Protokollen bleiben Tags änderbar (reine Organisation), der Verfasser ist dort festgeschrieben. Auch Titel lassen sich über die Auswahl anpassen: Suchen & Ersetzen ändert die Teile, die in allen gleich sind — die App schlägt den gemeinsamen Anfang bzw. das gemeinsame Ende der ausgewählten Titel direkt vor und zeigt vor dem Ausführen eine Vorschau (wie viele betroffen sind und wie das Ergebnis aussieht). Versendete Protokolle behalten ihren Titel. Die Protokollführung (die Person, die das Protokoll geführt hat) gibst du beim Import für den ganzen Stapel an, änderst sie über die Sammel-Auswahl oder im Editor — Vorschläge kommen aus dem Projekt-Personenstamm inkl. Planern; ohne Angabe gilt: du selbst. Sie erscheint im Protokollkopf und im PDF. Der Listen-Filter „Verfasser" filtert genau nach dieser Person (bei Einträgen ohne Angabe nach dem Ersteller), und die benutzten Tags stehen auch im Editor als Klick-Vorschläge bereit.

Lebenslauf eines Protokolls: Entwurf → Fertig → Versendet. „Fertig markieren" findest du im ⋮-Menü; Bearbeiten eines fertigen Protokolls macht es automatisch wieder zum Entwurf. Beim Versenden (E-Mail an den Verteiler) wird es automatisch als fertig markiert — danach ist der Inhalt festgeschrieben: Änderungen und neue Beschlüsse dokumentierst du in einem Folgeprotokoll (offene TOPs und Aufgaben wandern automatisch mit, die Serie bleibt navigierbar). Aufgaben-Abhaken geht auch nach dem Versand weiter. Die Aktionsleiste zeigt immer genau den nächsten Schritt: Entwurf → Bearbeiten, Fertig → Versenden, Versendet → Folgeprotokoll — alles Weitere steckt im ⋮-Menü.

Protokoll aus dem Bautagebuch erstellen: Im „+ Neu"-Dialog erzeugt die KI aus den Bautagebuch-Nachrichten eines Tages einen Protokoll-Entwurf — liegt im Chat schon eine Besprechungs-Mitschrift, übernimmt sie deren Gliederung getreu. Die Karte gibt es nur, wenn du das Bautagebuch lesen darfst und es im Projekt eingeschaltet ist; in den Entwurf fließt nur, was du dort selbst siehst. Zusätzlich erkennt der Nacht-Lauf Besprechungs-Mitschriften (Bausitzung, Jour fixe, Begehung) automatisch und legt einen Entwurf mit Benachrichtigung an — abschaltbar unter Einstellungen → Projekt („Protokolle automatisch erkennen"). Nichts wird automatisch fertiggestellt oder versendet. Ein solcher automatischer Entwurf stammt aus dem Bautagebuch – bis er fertig ist, sieht ihn nur, wer das Bautagebuch lesen darf (in Liste, Suche, „Frag die Akte“ und PDF); ist das Bautagebuch im Projekt abgeschaltet, niemand. Nach „Fertig markieren“ oder dem Versand ist er ein normaler Akte-Eintrag. Bearbeitet ihn danach jemand, der das Bautagebuch lesen darf, wird er – wie jedes Protokoll – wieder zum Entwurf und ist bis zum erneuten Fertigstellen wieder nur für Bautagebuch-Leser sichtbar; wer das Bautagebuch nicht lesen darf, bearbeitet ihn als fertiges Protokoll weiter (er verschwindet ihm nicht unter den Händen). Als Vorprotokoll im PDF eines Folgeprotokolls erscheint ein solcher Entwurf nie. Ist das Bautagebuch oder die Projektakte im Projekt abgeschaltet, legt der Nacht-Lauf keine Protokoll-Entwürfe an.

Mit KI aufbereiten: Auch manuell getippte Notizen und Protokolle lassen sich im Editor per Klick redaktionell aufbereiten — die KI strukturiert TOPs, glättet Formulierungen und korrigiert Rechtschreibung, erfindet aber nichts dazu; vor dem Ersetzen wird nachgefragt. Alles, was per KI erstellt oder aufbereitet wurde, trägt sichtbar den Hinweis „per KI" (in Liste und Detail).

Gemeinsame Akte vs. „Meine Akte": Jeder Eintrag liegt entweder in der gemeinsamen Akte (sichtbar für alle mit Akte-Zugriff) oder in der eigenen Akte deiner Kohorte (Standard). Teilen in die gemeinsame Akte ist ein bewusster Schritt; geteilte Einträge bleiben nur durch die Ersteller-Kohorte editierbar. Gehörst du einem Büro an, kannst du einen Eintrag zusätzlich per Häkchen „im Büro zeigen" — Kolleginnen und Kollegen deines Büros lesen ihn dann projektübergreifend im Büro-Tab (nur lesend; die Projekt-Sichtbarkeit ändert sich dadurch nicht). Ist die Projektakte in einem Projekt abgeschaltet, fehlen dessen Einträge auch im Büro-Tab; sie ruhen und sind mit dem Modul wieder da. Mails an die Projekt-Adresse der Akte werden in dieser Zeit weiter abgelegt und erscheinen nach dem Wiedereinschalten.

Praktisch: Einträge lassen sich anpinnen, mit #Tags und Bauteil/Gewerk verknüpfen und auf Wiedervorlage legen – am Stichtag erinnern Glocke und tägliche E-Mail den Ersteller des Eintrags, solange er ihn öffnen darf. Ist die Projektakte im Projekt abgeschaltet, erinnert nichts an Wiedervorlagen; wird sie wieder eingeschaltet, kommt eine fällige Erinnerung nach. Genauso ruht die Erinnerung, solange der Ersteller den Eintrag nicht öffnen darf (etwa weil ihm das Akte-Recht entzogen wurde) – sie kommt nach, sobald er es wieder darf. Eine nachgeholte Erinnerung kommt an der Glocke; die tägliche E-Mail nennt nur Wiedervorlagen mit dem heutigen Datum. Aufgaben kannst du direkt in der Lese-Ansicht abhaken. Alle Einträge sind über die Suche (/suche) auffindbar — inklusive Anwesenden und Beschlüssen („Wann habe ich was mit wem besprochen?").

Wer darf? Die Projektakte ist internes Arbeitsmaterial der Bauleitung und Planung: Bauleitung immer, Planer per Standard-Funktion (Admin kann sie entziehen). Ein Bauherr hat keinen Zugriff — nur ein Bauherr mit Bauleitungs-Funktion (er führt dann seine eigene Bauherr-Akte). Gewerke nur nach ausdrücklicher Freischaltung.

Ein im Bautagebuch-Bericht notierter Mangel und ein eigenständiger Mangel (/maengel) sind nicht dasselbe — das verwirrt oft:

• Bautagebuch-Bericht-Mangel = ein Eintrag in der Mängel-Section des Berichts. Er ist zunächst nur Text im Bericht (Teil der Tagesdokumentation). Er ist nicht eigenständig verfolgbar: er lässt sich nicht freigeben/weitergeben, nicht eskalieren und ist nicht direkt Teil einer Mängelanzeige. In /maengel steht er nur als Zeile mit der Quelle „Bautagebuch-Bericht" – und nur für alle, die das Bautagebuch lesen dürfen (bei getrennten Tagebüchern nur aus dem eigenen und dem gemeinsamen). Die Mängel eines Bautenstandsberichts stehen dort nicht – sie entstehen aus denselben Bautagebuch-Einträgen wie die des Bautagebuch-Berichts und stünden sonst doppelt da. Ist das Bautagebuch im Projekt abgeschaltet, fehlen diese Zeilen für alle; einfache Bauherren und Firmen sehen sie nie.
• Eigenständiger Mangel (/maengel) = ein echter Datensatz mit Status-Ablauf, Freigabe/Triage, Fotos, Kommentaren und Mängelanzeigen-Verknüpfung. Nur dieser lässt sich freigeben, eskalieren und über eine Mängelanzeige verfolgen.

Vom Bericht zum echten Mangel: Ein Tagesbericht-Mangel wird zu einem verfolgbaren Mangel, wenn du ihn übernimmst — in /maengel an der Zeile („Als eigenständigen Mangel übernehmen") oder, indem du ihn in eine Mängelanzeige ziehst (Import-Dialog, Quelle „Tagesbericht"). Titel, Beschreibung und Fotos werden übernommen, und beides bleibt verknüpft — im Bericht steht dann „als MA angelegt" mit einem Link zum Mangel. Das passiert bewusst manuell: die KI schlägt im Bericht Mängel vor, aber du entscheidest, welche zu echten Mängeln werden. Übernehmen kann einen Eintrag nur, wer ihn im Bautagebuch lesen und dort schreiben darf — die Übernahme verändert den Bericht; wer nur lesen darf, sieht am Eintrag einen Hinweis statt des Knopfs, und der Import-Dialog zeigt ihm weder die Quelle „Bautagebuch“ noch die Bericht-Einträge unter „Aus Mängelliste“. Ist das Bautagebuch im Projekt abgeschaltet, fehlt die Quelle dort für alle, auch für die Bauleitung.

Praktisch: Findest du einen im Bautagebuch-Bericht erwähnten Mangel nicht als eigenen Mangel unter /maengel, ist er wahrscheinlich noch reiner Berichtstext — übernimm ihn, dann wird er verfolgbar. Den Hinweis „Aus TB vom …“ am übernommenen Mangel (Mängelliste, Mangel-Fenster, „TB …“ an den Mängeln einer Mängelanzeige) siehst du nur, wenn du diesen Bericht im Bautagebuch lesen darfst – stammt er aus einem Bautenstandsbericht, zusätzlich nur mit Lese-Recht im Bautenstand; ist das Bautagebuch im Projekt abgeschaltet, für niemanden. Wird der echte Mangel später erledigt, wird er nicht mehr als offener Punkt aus Vortagen weitergetragen. Speicherst du den Mangel selbst als erledigt, wird der Berichtseintrag außerdem abgehakt — solange der Bericht noch nicht versendet ist. Ein versendeter Bericht bleibt so, wie er hinausging; der aktuelle Stand steht am Mangel. Umgekehrt setzt der Haken an einem übernommenen Eintrag den Mangel nur dann auf behoben, wenn du den Mangel auch bearbeiten darfst (Bauleitung, Bauherr bei eigenen Mängeln) — sonst bleibt der Haken am Eintrag und der Mangel unverändert; eine Firma meldet die Behebung am Mangel selbst. (Auch die „offenen Punkte aus Vortagen" im Bautagebuch sind i.d.R. solche Berichtseinträge, keine eigenständigen Mängel.)

Merke: Im Bautagebuch-Bericht = dokumentiert. In /maengel = verfolgt (freigeben, eskalieren, Mängelanzeige).

Fotos kannst du überall dort anhängen, wo es Positionen gibt – bei Mängeln, in Mängelanzeigen, Abnahmen und Bautagebuch-Berichten; auch als Beleg beim Melden einer Behebung. Mehrere Fotos gleichzeitig gehen; iPhone-Formate (HEIC/HEIF) werden automatisch umgewandelt. Klick auf ein Foto öffnet die Lightbox (Vollbild, blättern).

Fotos inline oder nur als Anhang: Pro Person gibt es einen Schalter, ob deine versendeten Schreiben (Mängelanzeigen) und Tagesberichte die Fotos direkt bei jeder Position zeigen oder gesammelt in der Fotodokumentation am Ende. Einstellen unter Einstellungen → Benachrichtigungen (Standard: nur Fotodokumentation).

Dokumente (/dokumente): Archiv aller versendeten Schreiben (Mängelrügen, Eskalationen, Leistungsaufforderungen, Abnahmen, Bautagebuch- und Bautenstandsberichte) + hochgeladener Quelldateien. Filtern (Art, Gewerk), suchen, PDFs öffnen/herunterladen; zusammengehörige Schreiben eines Vorgangs sind verknüpft. Bautagebuch-Berichte stehen dort nur, wenn du das Bautagebuch lesen darfst (bei getrennten Tagebüchern nur die des eigenen und des gemeinsamen), Bautenstandsberichte nur mit Recht am Bautenstand; ist das Modul im Projekt abgeschaltet, fehlen sie für alle. Mängelrügen und Eskalationen stehen dort nur, solange das Modul Mängelanzeigen im Projekt eingeschaltet ist, Leistungsaufforderungen nur bei eingeschaltetem Modul Leistungsaufforderungen – sonst fehlen sie für alle, auch für die Bauleitung. Ebenso Abnahmen (Modul Abnahmen), Pläne (Modul Pläne) und Quelldateien: ist ein Modul im Projekt abgeschaltet, fehlen seine Einträge für alle; eine Quelldatei gehört zum Modul, in das sie importiert wurde (eine importierte Mängelliste bleibt immer). Als einfacher Bauherr siehst du dort nur deine eigenen Dokumente. Gewerke haben kein Dokumenten-Archiv – ein Link auf /dokumente führt sie zur Startseite (ihre Schreiben finden sie im Eingang).

Pläne (/plaene): Pläne hochladen, mit Titel/Tags versehen und Mängeln per Plan-Marker zuordnen. Einen einzelnen Mangel kannst du auch als PDF exportieren.

Was du siehst, richtet sich nach deiner Rolle: Bauleitung/Planer sehen alles, der Bauherr sein Bauteil, das Gewerk seine eigenen Vorgänge.

Der Eingang (/eingang) ist der Posteingang für Empfänger (Gewerke/Nachunternehmer). Er bündelt fristsortiert alles, was an dich gerichtet ist: Mängelanzeigen, Leistungsaufforderungen und offene Mängel.

Oben zeigen Kacheln die Dringlichkeit (z.B. Frist heute / in 7 Tagen, offene Aufforderungen). Ein Klick öffnet den jeweiligen Vorgang. Dort arbeitest du ihn ab: kommentieren und die Behebung melden (bei Mängeln) – die Inhalte der Schreiben selbst ändert die Bauleitung.

Archivierte Mängelanzeigen und Leistungsaufforderungen – die hat die Bauleitung aufgeräumt – stehen nicht im Eingang und zählen in keiner Kachel mit, am Handy wie am Desktop. Ihre offenen Mängel bleiben dagegen unter den offenen Mängeln stehen, solange sie offen sind – die einer archivierten Mängelanzeige genauso wie die Positionen einer archivierten Leistungsaufforderung. In den Listen der Mängelanzeigen und Leistungsaufforderungen findest du die Schreiben über den Archiv-Filter „Mit Archiv“.

Abgeschaltete Module: Ist das Modul Mängelanzeigen bzw. Leistungsaufforderungen im Projekt abgeschaltet, zeigt der Eingang dazu weder Abschnitt noch Kachel, und am Handy fehlt der Tab „Anzeigen“ bzw. „Aufford.“ – die offenen Mängel bleiben.

Nur Schreiben an dein Gewerk: Mängelanzeigen und Leistungsaufforderungen siehst du nur, wenn sie an dein Gewerk gingen – in den Listen, bei den Fristen, in der täglichen E-Mail-Zusammenfassung und auch im Mangel-Fenster (am Handy wie am Desktop, aus Eingang, Mängelliste oder Suche). War ein Mangel vorher einem anderen Gewerk zugeordnet und ging an dieses schon ein Schreiben, nennt dir das Fenster dessen Nummer, Frist und Eskalationsstufen nicht; es zeigt das Schreiben an dein Gewerk oder – gibt es noch keins – den Mangel ohne die Nummer eines Schreibens.

Der Eingang ist für die Empfänger-Rolle optimiert. Koordinatoren (Bauleitung/Planer/Bauherr) arbeiten stattdessen über ihr Dashboard und die jeweiligen Listen.

Neue Ereignisse (neue Mängelanzeigen/Leistungsaufforderungen, Kommentare, Status-Änderungen) landen in der Glocke oben rechts (am Handy im Panel unter der Kopfzeile). Ein roter Punkt zeigt Ungelesenes.

• Glocke öffnen → Feed mit Zeitstempeln; ein Klick springt zum Vorgang und markiert ihn gelesen.
• „Alle gelesen" markiert den ganzen Feed auf einmal.
• Hinweise auf neue Bautagebuch-Nachrichten und versendete Bautagebuch-Berichte bekommst du nur, wenn du das Bautagebuch lesen darfst – und nur zu Einträgen, die du dort auch siehst. Ist das Bautagebuch im Projekt abgeschaltet, gibt es dazu keine Hinweise. Wird dir das Recht entzogen oder das Bautagebuch abgeschaltet, verschwinden auch ältere Bautagebuch-Hinweise aus der Glocke.
• Hinweise auf Kommentare, Freimeldungen und Abnahmen zu einem Mangel bekommst du nur, wenn du den Mangel auch öffnen darfst. Das Gewerk also erst, wenn der Mangel seinem Gewerk zugeordnet und an das Gewerk freigegeben ist oder in einem versendeten Schreiben steht – vorher kann es ihn weder öffnen noch kommentieren. Bauleitung und Planer bekommen keine Hinweise zum privaten Entwurf eines Bauherrn und keine zu Mängeln, die ein Bauherr mit Bauleitungsrecht noch nicht weitergegeben hat.
• „Frist überfällig“ zu einer Mängelanzeige oder Leistungsaufforderung erinnert die Bauleitung (Bauleitung, Planer, Bauherr mit „kann Bauleitung“) – aber nur, wer das Schreiben auch öffnen darf. Ist das Modul Mängelanzeigen bzw. Leistungsaufforderungen im Projekt abgeschaltet, mahnt die Glocke dazu nicht mehr. Jeder bekommt seine eigene Erinnerung: Solange du die letzte dazu noch nicht gelesen hast, kommt dir keine neue – hast du sie gelesen, kommt am nächsten Tag wieder eine, auch wenn andere ihre noch nicht gelesen haben.
• Wird das Modul Mängelanzeigen, Leistungsaufforderungen oder Abnahmen im Projekt abgeschaltet oder darfst du es nicht mehr lesen, blendet die Glocke auch ältere Hinweise dazu aus – Versand, Kommentare, „Frist überfällig“, „Abnahmeprotokoll erhalten“ –, ebenso in den Zählern (am Handy wie am Desktop). Gelöscht sind sie nicht: Mit dem Modul bzw. dem Recht sind sie wieder da – ungelesene weiter ungelesen, denn „Alle gelesen“ und der Besuch einer Seite erfassen nur, was die Glocke gerade zeigt.
• Erinnerungen an ablaufende Gewährleistungen (Abnahmen) und an Wiedervorlagen aus der Projektakte gibt es nur, solange das Modul im Projekt eingeschaltet ist – Wiedervorlagen nur zu Einträgen, die du selbst öffnen darfst. Ist das Modul abgeschaltet, erinnert die Glocke daran nicht, und ältere Erinnerungen daran blendet sie aus, bis Modul bzw. Recht wieder da sind; wird es wieder eingeschaltet, kommt eine fällige Erinnerung nach. Eine Wiedervorlage, die du gerade nicht öffnen darfst, ruht ebenso und kommt an der Glocke nach, sobald du es wieder darfst.
• „Besprechung erkannt“ (ein automatischer Protokoll-Entwurf aus dem Bautagebuch) bekommst du nur, wenn du die Projektakte und das Bautagebuch lesen darfst. Fehlt dir das Bautagebuch-Recht oder ist das Bautagebuch abgeschaltet, blendet die Glocke auch ältere solche Hinweise aus – mit dem Recht sind sie wieder da.
• Hinweise auf Kommentare zu Mängelanzeigen und Leistungsaufforderungen bekommst du nur, wenn du das Schreiben auch öffnen darfst. Wird eine noch nicht versendete Anzeige (Entwurf) kommentiert, geht der Hinweis deshalb nur an das Team, das den Entwurf vorbereitet – das angeschriebene Gewerk bekommt keinen. Auch nach dem Versand sieht das Gewerk (bzw. der Planer, an dessen Gewerk das Schreiben geht) nur die Kommentare ab dem Versand – die Kommentare zum Schreiben aus der Entwurfszeit bleiben intern, im Schreiben, in der Glocke und in der täglichen E-Mail-Zusammenfassung. Kommentare an einzelnen Mängeln sieht das Gewerk ab dem Moment, ab dem ihm der Mangel vorliegt – ab der Freigabe an sein Gewerk oder ab dem Versand eines Schreibens mit diesem Mangel.

Zusätzlich gibt es E-Mail-Zusammenfassungen (Tages-Digest) und – wenn verknüpft – Telegram-Push. Ist ein Modul im Projekt abgeschaltet, nennt die Zusammenfassung nichts daraus – für alle Empfänger, auch für Firmen. Und sie nennt nur, was du in der App auch öffnen kannst – als Bauherr ohne „kann Bauleitung“ etwa nur Mängelanzeigen, in denen eine deiner eigenen Meldungen steht. Auch die Zahl der Anhänge an einer Mängelanzeige oder Leistungsaufforderung zählt nur Dateien, die du dort bekommst – als Gewerk etwa nur die versendeten Schreiben, keine Original-Dateien eines Imports und keine vorbereitete Stufe. Ob und was du per E-Mail/Push bekommst, stellst du unter Einstellungen → Benachrichtigungen ein. Dort liegt auch der Schalter „Fotos inline vs. nur als Anhang" für deine Schreiben.

Die Suche (/suche, „Bau-Akte") durchsucht das ganze Projekt: Bautagebuch-Einträge, Bautagebuch-Berichte (als ganzes Dokument UND je festgestelltem Mangel), Mängel, Fotos (Text auf Bildern), Mängelanzeigen, Leistungsaufforderungen, Abnahmen (inkl. vorbehaltener Mängel und Anwesender) und die Projektakte (Notizen/Protokolle). Sie versteht auch sinngemäße Anfragen, nicht nur exakte Wörter. Gewerke sehen dabei nur versendete Abnahmen, die an sie gerichtet sind — wie überall gelten deine Rechte auch hier.

So nutzt du sie:

1. Freitext eingeben (z.B. „eindringende Feuchtigkeit unterm Dach").

2. Optional filtern nach Quelle (Mangel, Bautagebuch-Bericht, Foto, Projektakte, …), Bauteil oder Zeitraum; nach Relevanz oder Datum sortieren.

3. Treffer zeigen einen Textausschnitt + Kontext; du kannst einen Mangel direkt aus der Trefferliste öffnen, ohne wegzunavigieren. Als Firma öffnest du ihn dabei in deinem Mangel-Fenster – wie in Mängelliste und Eingang: lesen, kommentieren (Fotos hängst du an einen Kommentar), freimelden und als PDF öffnen (Knopf „PDF“ oben neben dem Schließen-Kreuz, auch am Handy). Verknüpfte Einträge (z.B. Mangel ↔ Bautagebuch-Bericht) werden als Zusammenhang angezeigt.

Frag die Akte: Stell eine echte Frage („Wann habe ich den Estrich mit wem besprochen?") und klick Fragen (oder Enter, wenn die Eingabe mit „?" endet) — die KI beantwortet sie aus den Projektunterlagen und belegt jede Aussage mit klickbaren [n]-Quellen (Protokoll, Tagesbericht, Mangel …). Sie nutzt dabei nur Inhalte, die du auch sehen darfst, und erfindet nichts dazu.

Du siehst in der Suche nur, was du auch sonst sehen darfst (Rolle/Rechte gelten). Treffer kommen nur aus Modulen, die du lesen darfst – in der Trefferliste wie bei „Frag die Akte": Ist ein Modul im Projekt abgeschaltet oder fehlt dir das Leserecht (etwa das Bautagebuch, wenn dir als Planer das Bautagebuch-Recht entzogen wurde), findest du keine Treffer daraus. Ebenso die Quelle „Termine & Fristen“ und die Fristen in „Frag die Akte“: Ist das Modul Mängelanzeigen, Leistungsaufforderungen oder Abnahmen im Projekt abgeschaltet, fehlen dessen Fristen für alle. Auch die verknüpften Einträge an einem Treffer – Mängelanzeige, Abnahme, Leistungsaufforderung, der Mangel hinter einem Foto oder einer Nachricht – erscheinen nur, wenn du sie öffnen kannst: Entwürfe nur deine eigenen und die deiner Rolle (die Bauleitung sieht keine Entwürfe des Planers und umgekehrt), als Firma nur versendete Schreiben an dein Gewerk, als reiner Bauherr keine Abnahmen. Firma und Ansprechpartner eines Gewerks stehen an einem Treffer nur, wenn du die Gewerke sehen darfst (als Firma nicht), Namen aus der Kontaktliste Personen nur mit Zugriff auf die Personen – sonst steht dort der Verfasser der Nachricht.

Der Bauzeitenplan (/bauzeitenplan) ist der Terminplan als Balkenplan (Gantt): Vorgänge mit Start/Ende, Abhängigkeiten (Vorgänger/Nachfolger), Fortschritt und Verzugs-Anzeige.

• Ansehen als Tabelle oder Balkenplan; nach Gewerk filtern.
• Terminplan importieren (PDF/CSV/Excel) – die KI normalisiert die Vorgänge; oder Vorgänge manuell anlegen und per Ziehen verschieben/verlängern.
• Abweichungen/Verzögerungen werden hervorgehoben; ein bestätigter Verzug „friert" einen Vorgang gegen versehentliches Verschieben.
• Als Konflikt (Warnzeichen am Vorgang, Liste unter dem Plan) gilt u. a. eine offene Mängelanzeige an das Gewerk des Vorgangs, deren Frist vor dem Vorgangsende liegt – archivierte Mängelanzeigen zählen dabei nicht.
• Ein Konflikt nennt nur, was du auch sonst sehen darfst: eine Mängelanzeige nur, wenn du sie öffnen kannst (als Firma nur die an dein Gewerk, als reiner Bauherr nur deine eigenen und die aus deinen gemeldeten Mängeln – in einem Projekt mit Bauteilen erst, wenn dein Bauteil gewählt ist), eine Behinderung – ein Bautagebuch-Eintrag mit #behinderung im Zeitraum des Vorgangs – nur, wenn du das Bautagebuch lesen darfst (bei getrennten Tagebüchern nur deine und die gemeinsamen Einträge). Ist das Bautagebuch bzw. das Modul Mängelanzeigen im Projekt abgeschaltet, entfallen diese Konflikte für alle.
• „Ignorieren“ blendet einen Konflikt an diesem Vorgang aus – für alle, die ihn sehen. Ignorieren kannst du nur Konflikte, die du selbst siehst; was andere ignoriert haben und du nicht sehen darfst, bleibt davon unberührt. Den Knopf haben nur Bauleitung, Planer und Bauherren mit „kann Bauleitung“ (mit Schreibrecht am Bauzeitenplan) – Bauherren und Gewerke sehen ihn nicht, auch wenn sie den Bauzeitenplan bearbeiten dürfen. Geht eine Mängelanzeige an dein eigenes Gewerk (als Planer), kannst du ihre Warnung nicht ignorieren – sie verschwindet, wenn die Anzeige erledigt ist; andere Konflikte schon. Welche Konflikte ignoriert wurden, zeigt die App niemandem; sie fehlen einfach in der Liste.

Wer darf pflegen? Es braucht das Bauzeitenplan-Schreibrecht (Bauleitung hat es; Planer/Bauherr nur, wenn gesetzt) – sonst nur Lesen.

Gewerke (/gewerke) sind die Stammdaten aller Firmen/Gewerke/Planer des Projekts (mit Ansprechpartnern und Kontaktdaten). Sie werden in Mängelanzeigen, Leistungsaufforderungen und Bautagebuch-Berichten verwendet.

• Anlegen über das Formular; importieren per VCF (Outlook-Kontakt) oder Excel (mit Vorschau); optional KI-Recherche, die öffentliche Kontaktdaten + Firmenlogo vorschlägt.
• Verwalten dürfen Bauleitung/Planer; der Bauherr liest.
• Die Zahlen auf der Karte (MA = Mängelanzeigen, LA = Leistungsaufforderungen an dieses Gewerk) zählen nur, was du selbst öffnen kannst: Entwürfe nur deine eigenen und die deiner Rolle (die Bauleitung zählt keine Entwürfe des Planers und umgekehrt); als reiner Bauherr nur deine eigenen Mängelanzeigen und die aus deinen gemeldeten Mängeln – in einem Projekt mit Bauteilen erst, wenn dein Bauteil gewählt ist – und eine LA-Zahl gibt es für dich nicht (das Modul hast du nicht). Ist ein Modul im Projekt abgeschaltet, entfällt seine Zahl für alle.
• Löschen geht nur, solange dem Gewerk keine Mängelanzeige und keine Leistungsaufforderung zugeordnet ist. Hat es versendete Schreiben erhalten, bleibt es bestehen – versendete Schreiben werden archiviert, nicht gelöscht, und mit dem Gewerk würden sie verschwinden. Hängen nur noch Entwürfe daran, nennt die Meldung die Zahl derer, die du öffnen kannst; Entwürfe einer anderen Rolle (etwa des Planers) erwähnt sie ohne Zahl – die kann nur entfernen, wer sie öffnen kann.

Personen (/personen) ist die projektweite Kontaktliste – automatisch zusammengeführt aus Gewerken, Tagesberichten, Abnahmen und Konten, dedupliziert nach Name/E-Mail. Sie gehört der Koordination (Bauleitung, Planer, Bauherr mit „kann Bauleitung“); Bauherren ohne „kann Bauleitung“ und Gewerke führt ein Link auf /personen zur Startseite, Gewerke ebenso ein Link auf /gewerke. Du kannst suchen, nach Kategorie filtern und doppelte Einträge zusammenführen. Anwesende aus Tagesberichten stehen dort nur, wenn du das Bautagebuch lesen darfst (und nur aus Berichten, die du in der Berichtsliste siehst), Beteiligte aus Abnahmen nur, solange das Modul Abnahmen eingeschaltet ist – ist ein Modul im Projekt abgeschaltet, fehlen diese Einträge für alle. Absender aus dem Bautagebuch (z. B. Telegram) stehen dort ebenso nur, wenn du das Bautagebuch lesen darfst, und nur die, deren Nachrichten in deinem Tagebuch landen – Telefon und Telegram-Name dazu nur mit Bautagebuch-Schreibrecht (wie in der Autorenzuordnung). Dasselbe gilt für die Namens- und Empfänger-Vorschläge, die aus dieser Liste kommen (Empfänger-Auswahl beim Versenden, Anwesende in Tagesbericht, Abnahme und Protokoll).

Das Planen-Modul (/planen) leitet aus einem IFC-Modell (BIM) Mengen und ein Leistungsverzeichnis (LV) ab.

• IFC-Datei hochladen – sie wird lokal im Browser gelesen (verlässt dein Gerät nicht) → Bauteile/Materialien/Mengen werden extrahiert.
• Gliederung wählen (z.B. nach Bauteilart oder Geschoss); die KI kann Einheitspreise und Ausschreibungstexte vorschlagen; Export als GAEB/PDF, auch als Einzel-LV je Gewerk.

Das Modul ist ein neuerer/ausbaufähiger Bereich und richtet sich an die effektive Bauleitung (Bauleitung/Planer). Frag mich am besten konkret, wenn du hier etwas Bestimmtes vorhast.

Unter Pläne (/plaene) verwaltest du die Projektpläne und kannst Mängel punktgenau auf dem Plan verorten.

Pläne hochladen: /plaene → hochladen (PDF, JPG, PNG, WebP, bis 10 MB). Dabei setzt du Titel, optional Beschreibung, Tags und eine Bauteil-Zuordnung. Bearbeiten/Löschen dürfen Bauleitung/Planer (ein Bauherr nur eigene Pläne). Pläne erscheinen auch im Dokumente-Archiv (/dokumente) – nicht beim reinen Bauherrn, dort stehen nur seine eigenen Dokumente.

„Verknüpft mit" auf der Plan-Karte (im Dokumente-Archiv „Verwendet in") nennt die Mängelanzeigen und Abnahmen, deren Mängel auf diesem Plan verortet sind – auf der Plan-Karte bei mehr als einem Mangel mit der Anzahl hinter der Nummer. Es stehen nur die da, die du auch öffnen kannst: Entwürfe nur deine eigenen und die deiner Rolle (die Bauleitung sieht keine Entwürfe des Planers und umgekehrt); als reiner Bauherr nur deine eigenen Mängelanzeigen und die aus deinen gemeldeten Mängeln – in einem Projekt mit Bauteilen erst, wenn dein Bauteil gewählt ist – und keine Abnahmen (das Modul hast du nicht). Ist das Modul Mängelanzeigen bzw. Abnahmen im Projekt abgeschaltet, entfallen diese Verweise für alle. Gewerke haben keinen Zugriff auf die Pläne – den Plan mit dem Pin ihres Mangels sehen sie im Mangel; ein Link auf /plaene führt sie zur Startseite. Ist das Modul Pläne im Projekt abgeschaltet, fehlen die Pläne samt ihrer Quelldatei auch im Dokumente-Archiv, das Menü „Mehr“ am Handy verlinkt sie nicht mehr, und /plaene führt zur Startseite – für alle, auch die Bauleitung. Auch das Mangel-Fenster zeigt dann keinen Plan mehr – für alle, auch für die Firma (die den Plan ihres Mangels sonst ohne das Modul sieht), und auch bei Punkten aus Abnahmeprotokollen –, der PDF-Export eines Mangels druckt keine Verortung, Vorschau und Versand von Mängelanzeige, Leistungsaufforderung und Abnahmeprotokoll kommen ohne „Anlage Pläne“ (das gespeicherte PDF eines schon versendeten Schreibens bleibt, wie es verschickt wurde – eine neu erzeugte Vorschau davon kommt ebenfalls ohne Anlage), im Projekt-Archiv liegt kein Plan im Mangel-Ordner (nur das Voll-Archiv eines Admins nimmt die Pläne weiter mit – wie jedes abgeschaltete Modul), beim Anlegen und Bearbeiten fehlt das Feld „Plan-Marker" (in Mängelanzeige und Abnahmeprotokoll der Knopf „Im Plan verorten"), und die Prüfung vor einer Mängelanzeige mahnt „Ort im Plan fehlt" nicht an – weder in der Mängelliste noch in der Mängelanzeige selbst. Gesetzte Marker bleiben gespeichert (Speichern entfernt sie nicht) und sind mit dem Modul wieder da.

Plan aus der Suche öffnen: Ein Plan-Treffer der Suche oben (am Desktop, ⌘/Strg + K) öffnet /plaene direkt mit der Vorschau dieses Plans. Gibt es den Plan nicht mehr, sagt die Seite „Der verlinkte Plan ist nicht (mehr) vorhanden.“

Einen Mangel auf dem Plan verorten (Plan-Marker):

1. Öffne einen Mangel zum Anlegen/Bearbeiten.

2. Beim Feld „Plan-Marker" auf „Im Plan verorten".

3. Links den Plan wählen, rechts auf die Stelle klicken (zoombar) — der Marker wird gesetzt.

4. „Verortung speichern". Über „Ändern"/„Entfernen" passt du ihn später an.

Ein Mangel hat höchstens einen Plan-Marker. Im Mangel-Detail siehst du den Plan mit dem Pin (offen = Akzentfarbe, erledigt = grün mit Haken); mehrere Mängel auf einem Plan werden durchnummeriert. Wer Mängel bearbeiten darf, darf auch den Marker setzen.

Der Bautenstand (/bautenstand) ist die Fortschritts-Übersicht des Projekts – eine Heatmap/Matrix: Zeilen = Bauteile (Gebäude/Wohnungen bzw. Abschnitte), Spalten = Gewerke, Zellen = Fortschritt in % (farbcodiert). (Die frühere Adresse /baufortschritt leitet auf /bautenstand um.)

Pflege:

• Der Bautenstand synchronisiert sich automatisch aus dem Bauzeitenplan (Fortschritt der Vorgänge) und den Mängelanzeigen (offene/kritische Mängel je Gewerk) – beim Öffnen aktualisiert. Gezählt werden nur Mängel aus versendeten Mängelanzeigen – Entwürfe zählen nicht; ist das Modul Mängelanzeigen im Projekt abgeschaltet, zählt der Bautenstand keine Mängel. Die Mängelzahlen je Gewerk („3 Mängel (1 krit.)“) sehen nur Bauleitung, Planer und Bauherren mit „kann Bauleitung“ – Bauherren und Gewerke sehen im Bautenstand keine Mängelzahlen, auch nicht in den archivierten Versionen (das PDF zeigt ohnehin keine); Fortschritt, Heatmap und Vorgänge sehen sie wie bisher.
• Du kannst Werte manuell überschreiben (Zelle anklicken, Wert setzen); ein manuell gesetzter Wert bleibt stehen, bis sich die zugehörige Aufgabe wieder ändert. „Bearbeiten" einschalten, Änderungen werden automatisch gespeichert.

Zwei Sichten: die Live-Heatmap (tägliche Pflege, /bautenstand) und der Bautenstandsbericht (/bautenstand/bericht/[Datum]) – ein datierter Bericht (Fortschritt/Termine/Risiken, ohne Witterung/Anwesende), den du wie einen Bautagebuch-Bericht erstellst und als Version archivieren kannst. Weil er aus den Einträgen des Bautagebuchs entsteht, öffnet ihn nur, wer Bautenstand und Bautagebuch lesen darf; mit Bautenstand-Recht allein siehst du die Heatmap und unter Dokumente sein PDF.

Wer darf? Sehen/Pflegen brauchen das Bautenstand-Recht (Bauleitung hat es; Planer/Bauherr/Gewerk nur, wenn gesetzt) – das gilt auch für den Bautenstandsbericht. Mit dem Flag „nur eigenes Bauteil" sieht ein Bauherr nur seinen Bereich, ein Gewerk nur seine Spalte und deren Vorgänge (ein Gewerk ohne zugeordnetes Gewerk sieht dann nichts) – auch in den archivierten Versionen; ein PDF zeigt ihm seinen Ausschnitt. Empfänger und das archivierte PDF des ganzen Projekts (auch das eines versendeten Bautenstandsberichts) zeigen dir Bautenstand-Seite und Bericht nur, wenn du den ganzen Bautenstand siehst. Die automatische Erstellung des Bautenstandsberichts gibt es nur mit Zugriff auf den ganzen Bautenstand – sonst füllst du ihn manuell aus. Versionen archivieren/löschen und den Bautenstandsbericht versenden darf nur die effektive Bauleitung (mit Bautenstand-Recht); Bauherr und Gewerk sehen dafür keinen Knopf, auch mit Schreibrecht.

Projekt und alle Daten exportieren = das Archiv (Einstellungen → Tab Archiv). Einen separaten „Export"-Knopf gibt es nicht – das Archiv IST der vollständige Export.

Das Archiv erzeugt einen versiegelten Gesamt-Snapshot des Projekts für die Dokumentationspflicht (HOAI) – als ZIP mit allen Schreiben/Berichten/Fotos plus einer signierten Schluss-Dokumentation (PDF).

Schreiben liegen so im Archiv, wie sie hinausgingen: Eine versendete Mängelanzeige oder Leistungsaufforderung liegt als genau das PDF darin, das versendet wurde – nicht neu erzeugt; ging das erste Schreiben gleich als höhere Stufe hinaus, liegt nur dieses darin, keine zusätzliche Mängelrüge. Ein noch nicht versendetes Schreiben liegt nur im Archiv derer, die es auch in der App als Entwurf sehen, und dann als PDF in seiner eigenen Stufe; eine vorbereitete, noch nicht versendete Eskalationsstufe ändert das erste Schreiben nicht.

So exportierst du (Archiv erstellen):

1. Einstellungen → Tab Archiv.

2. Leistungsphase wählen: Gesamt, LP8 (Bauüberwachung: Bautagebuch, Mängel, Mängelanzeigen, Abnahmen, Fotos) oder LP9 (Objektbetreuung/Gewährleistung).

3. Stichtag setzen → „Archiv erstellen". Das läuft im Hintergrund (ein paar Minuten); danach kannst du ZIP und PDF herunterladen.

Wohnungs-Übergabemappe (Bauherr): Ein Bauherr mit zugeordnetem Bauteil kann eine eingeschränkte Mappe nur für seine Wohnung/sein Bauteil erzeugen (gleicher Tab, Modus „Wohnungs-Übergabemappe"). Die Mappe enthält nur, was du in der App selbst sehen darfst: die Mängel deines Bauteils so, wie deine Mängelliste sie zeigt (Mängel, die die Bauleitung schon in eine Mängelanzeige aufgenommen hat, stehen dort nicht und deshalb auch nicht in der Mappe), und die Mängelanzeigen zu deinen Mängeln; Bautagebuch, Bautenstand und Bauzeitenplan nur, wenn du sie lesen darfst – und dann in deiner Sicht (z. B. Bautenstand nur dein Bauteil, ohne das PDF des ganzen Projekts); Leistungsaufforderungen und Abnahmen nur, wenn du sie in der App siehst. Telefonnummern der Projektmitglieder stehen nicht darin. Ein Aktivitätsprotokoll (wer wann was im Projekt geändert hat) enthält die Mappe nicht – das gibt es nur im Voll-Archiv eines Admins (ein Voll-Archiv ohne Admin-Recht trägt keins); was mit einem Mangel der Mappe geschah, steht in seinem PDF in der Mappe (Abschnitt „Verlauf“) – an Mängeln, die du nicht selbst erfasst hast, wie im PDF in der App ohne die internen Schritte der Bauleitung. Deine Mappen sehen und laden nur du und die Admins des Projekts. Bist du Admin, kannst du im selben Tab statt der Mappe das Voll-Archiv wählen – die Mappe selbst bleibt auch dann deine Sicht.

Wer darf? Das Voll-Archiv erstellen die effektive Bauleitung und Admins. Das ganze Projekt (auch interne Einträge der Bauleitung) enthält es, wenn ein Admin es erstellt; erstellen es Bauleitung, Planer oder ein Bauherr mit Bauleitungsrecht ohne Admin-Recht, steht darin genau das, was sie in der App sehen. Die Übergabemappe erstellt der jeweilige Bauherr. Im kostenlosen Plan sind bis zu 2 aktive Archive gleichzeitig möglich. (Das reine Ansehen versendeter PDFs geht jederzeit unter /dokumente – das Archiv ist der komplette, versiegelte Export.)

Download nur über die App: ZIP und PDF lädst du über die Knöpfe im Tab Archiv; die App prüft bei jedem Download, ob du dieses Archiv laden darfst (Voll-Archiv: effektive Bauleitung und Admins, Übergabemappe: ihr Bauherr und die Admins). Einen dauerhaften Download-Link gibt es nicht: ein kopierter oder weitergeleiteter Link öffnet ohne Anmeldung und Recht nichts. Die ZIP-Dateien liegen in einem privaten Speicher, den nur die App erreicht.

Schreiben (Mängelanzeigen, Leistungsaufforderungen, Abnahmen, Berichte) gehen unter einer Absender-Identität raus – Logo/Briefkopf + E-Mail-Absender (SMTP) + Mail-Branding. Es gibt drei Quellen, in dieser Reihenfolge:

1. Projekt-Identität – für den Bauherrn (Recht „Projekt-Absender", Standard nur Bauherr-Rolle). Ein Admin kann es auch einer Bauleitung oder einem Planer geben (Einstellungen → Benutzer → Verwalten → „Projekt-Absender"); dann zeichnen sie in diesem Projekt unter der Projekt-Identität statt unter ihrem Büro. Ein Gewerk bekommt es nie.

2. Mein Büro – für Bauleitung/Planer: eine projektübergreifende Büro-Identität (Logo, Adresse, eigener SMTP), die für alle deine Projekte gilt.

3. Persönlicher Briefkopf – Fallback aus deinem Profil.

Mein Büro einrichten: Einstellungen → Tab „Mein Büro" (sichtbar für Bauleitung/Planer). Dort pflegst du Briefkopf, E-Mail-Versand (SMTP) und Mail-Branding (mit Vorschau).

SMTP-Passwort: Es wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt – auch nicht für Büro-Kollegen. Das Feld bleibt deshalb leer: leer lassen behält das gespeicherte Passwort, ein neuer Wert ersetzt es, „Passwort entfernen" löscht es (dann geht der Versand über den Mangeltracker-Relay). Zum Prüfen ohne erneute Eingabe: „Mit gespeicherter Konfiguration testen". Gleiches gilt im Projekt-Tab E-Mail (SMTP).

Ohne eigenen Mailserver: Fehlt Server, Benutzer oder Passwort, gehen die Mails über den Mangeltracker-Relay. Absender ist dann die Mangeltracker-Adresse mit deinem eingetragenen Absender-Namen; ist eine eigene Absenderadresse eingetragen, gehen Antworten an diese Adresse (Antwortadresse). Ausnahme: Ist im Projekt der E-Mail-Eingang in die Projektakte eingerichtet, kommen Antworten auf deine Schreiben dort an. Mit vollständig eingetragenem eigenem Mailserver gehen die Mails direkt von deiner Adresse.

Konto-Mails („Passwort vergessen", Bestätigung der Registrierung) kommen immer vom Mangeltracker selbst – nie unter einem Projekt oder Büro.

Kollegen ins Büro holen: im Büro-Tab unter Mitglieder – per E-Mail-Einladung (die Person tritt bei, sobald sie den Link annimmt, angemeldet mit genau dieser Adresse) oder über einen Beitrittscode (7 Tage gültig; man gibt ihn beim Onboarding/„Büro beitreten" ein). Ohne Zutun der Person geht es bewusst nicht (kein direktes Hinzufügen). Büro-Mitglieder teilen denselben Briefkopf + SMTP über alle Projekte. Jedes Mitglied darf das Büro pflegen; löschen nur der Gründer.

Merke: Bauleitung/Planer senden unter ihrem Büro, der Bauherr unter der Projekt-Identität – ein Admin kann den Projekt-Absender aber pro Mitglied freischalten (Bauherr, Bauleitung, Planer; nie ein Gewerk).

Telegram kannst du mit einem Projekt verbinden, damit Nachrichten + Fotos direkt im Bautagebuch landen.

So geht's: Einstellungen → Tab Messenger → Telegram verbinden. Du bekommst einen Link/QR zum zentralen @MangeltrackerBot; einmal /start (bzw. den Bot in eine Gruppe holen) genügt. Ab dann werden Texte, Fotos und Sprachnachrichten aus dem Chat als Bautagebuch-Einträge des Tages erfasst (mit Quelle-Kennzeichnung „Telegram"). Hashtags wie #<gewerk> werden erkannt. Mehrere Projekte lassen sich per Bot-Befehl umschalten.

Wer darf verbinden? Nutzer mit Bautagebuch-Schreibrecht im Projekt (Bauleitung hat es automatisch). Ein älterer eigener Projekt-Bot (nur in Bestandsprojekten) lässt sich nur von Admins pflegen; seinen geheimen Webhook-Schlüssel erzeugt die App selbst, zeigt ihn niemandem und erneuert ihn bei jedem „Webhook registrieren & testen“. Wird jemand aus dem Projekt entfernt, ist sein privater Chat mit dem Projekt getrennt. Hat er eine Gruppe verbunden, landen deren Nachrichten im getrennten Bautagebuch erst wieder, wenn ein Projektmitglied die Gruppe neu verbindet – der Bot sagt das in der Gruppe.

Absender zuordnen: Schreibt jemand, den die App noch nicht kennt, zeigt das Bautagebuch am Desktop den Hinweis „unverknüpfter Telegram-User" – dort (oder unter Einstellungen → Messenger → Autorenzuordnung) ordnest du ihn einem Projekt-Mitglied zu. Das und die Kontaktdaten der Absender (Telefon, Telegram) gibt es nur mit Bautagebuch-Schreibrecht und nur für Absender, deren Nachrichten in deinem Tagebuch landen – im getrennten Bautagebuch also nicht die der anderen Rollen. Zuordnen lässt sich ein Absender nur einem Mitglied des Projekts; ein Absender mit Einträgen im Tagebuch einer anderen Rolle lässt sich nicht löschen.

Warum Mail-Links immer im richtigen Projekt landen: Links in Benachrichtigungs-/Schreiben-Mails sind so gebaut, dass beim Klick zuerst automatisch das passende Projekt aktiviert und dann die Mängelanzeige/Aufgabe/Abnahme geöffnet wird – du landest also nie im falschen Projekt. Nicht eingeloggt? Dann führt der Link nach dem Login genau dorthin.

Einiges passiert im Hintergrund automatisch – das musst du nicht anstoßen:

• Tägliche Zusammenfassung (Digest) per E-Mail (morgens): eine Übersicht über neu Gemeldetes und heute fällige Fristen in deinen Projekten – auch für Gewerke. An-/abschaltbar pro Person unter Einstellungen → Benachrichtigungen. Ist ein Modul im Projekt abgeschaltet (etwa Mängelanzeigen, Leistungsaufforderungen oder die Projektakte), steht daraus nichts in der Zusammenfassung – für alle Empfänger, auch für Firmen. Unter Reaktionen steht eine Rückmeldung zu deiner Mängelanzeige oder Leistungsaufforderung als eine Zeile zur Anzeige – auch wenn die Firma dabei mehrere Positionen freimeldet; einzelne Positionen deiner Anzeige erscheinen dort nicht als eigene Zeile.
• Bautagebuch-Bericht per E-Mail (morgens): Wer Lese-Recht fürs Bautagebuch hat, kann den Bautagebuch-Bericht des Vortags automatisch zugeschickt bekommen (Einstellungen → Benachrichtigungen). Wer beim manuellen Versand schon angeschrieben wurde, bekommt ihn nicht doppelt. Ist das Bautagebuch im Projekt abgeschaltet, geht kein Bericht per E-Mail raus.
• Automatische Bautagebuch-Bericht-Entwürfe (nachts): Ist im Projekt der „automatische Bautagebuch-Bericht" aktiviert, erzeugt die KI aus den Bautagebuch-Einträgen des Tages einen Entwurf, den du morgens nur noch prüfst und fertigstellst. Ist das Bautagebuch im Projekt abgeschaltet, entsteht kein Entwurf.
• Automatische Protokoll-Entwürfe (nachts): Erkennt der Nacht-Lauf in den Bautagebuch-Nachrichten eine Besprechungs-Mitschrift (Bausitzung, Jour fixe, Begehung), legt er einen Protokoll-Entwurf in der Projektakte an und benachrichtigt, wer den Entwurf in seiner Akte sieht, Akten-Einträge schreiben und das Bautagebuch lesen darf (bei getrennten Bautagebüchern nur die Gruppe dieses Tagebuchs). Es wird nie automatisch fertiggestellt oder versendet; abschaltbar unter Einstellungen → Projekt. Ist das Bautagebuch oder die Projektakte im Projekt abgeschaltet, entsteht kein Protokoll-Entwurf.
• Bautenstand-Tagesend-Snapshot (abends): Hat sich am Bautenstand etwas geändert, wird automatisch eine Version archiviert – die Historie bleibt so ohne Zutun aktuell. Ist der Bautenstand im Projekt abgeschaltet, entsteht keine Version (und kein PDF); nach dem Wiedereinschalten legt der nächste Lauf wieder eine Version an, sobald sich seit der letzten etwas geändert hat.
• Archive: Ein angefordertes Archiv wird im Hintergrund fertiggestellt (der Download erscheint dann von selbst). Ältere Archiv-ZIPs werden nach einer Weile aufgeräumt; der signierte PDF-Bericht bleibt erhalten.

Bekommst du eine Mail, die du nicht (mehr) willst – oder fehlt dir eine? Stell die Schalter unter Einstellungen → Benachrichtigungen ein. Sofort-Hinweise siehst du außerdem an der Glocke oben rechts (siehe „Benachrichtigungen").

Nach dem Login landest du auf deinem Dashboard (/dashboard) – zugeschnitten auf deine Rolle:

• Bauleitung/Planer: Koordinations-Cockpit – u.a. freizugebende Mängel (die du an Gewerke/Planer weitergeben musst), Aktivitäten im Projekt und ein Überblick, was auf der Baustelle läuft. Unter „Jetzt dran" stehen auch offene Entwürfe von Mängelanzeigen und Leistungsaufforderungen – aber nur die, die du öffnen darfst: deine eigenen, die du mitunterzeichnest, und die von Kolleginnen und Kollegen derselben Rolle. Die Bauleitung sieht also keine Entwürfe des Planers und umgekehrt; Entwürfe eines Bauherrn mit Bauleitungsrecht sehen nur andere Bauherren mit Bauleitungsrecht. Bist du als Planer selbst Empfänger eines Entwurfs, siehst du ihn erst nach dem Versand. Dasselbe gilt für die Aktivitäten und für die Anzeigen, die das Mangel-Fenster bei einem Mangel nennt.
• Bauherr: Übersicht der eigenen gemeldeten Mängel und des Baufortschritts. Dazu kommen Mängel an deiner Wohnung (deinem Bauteil), die du auch in der Mängelliste siehst – etwa die, die Bauleitung oder Planer dort erfasst haben. Was dir die Mängelliste nicht zeigt, steht auch nicht im Posteingang, auf dem Handy genauso wie am Rechner: Meldungen anderer Bauherren aus dem Projekt fehlen (außer in Mängelanzeigen, die du selbst angelegt hast), Mängel eines Bauherrn mit „kann Bauleitung" erscheinen erst, wenn er sie weitergegeben hat, und Mängel anderer, die die Bauleitung schon in eine Mängelanzeige an eine Firma aufgenommen hat, siehst du derzeit weder dort noch in der Mängelliste – deine eigenen Meldungen bleiben sichtbar. „Gesendet" steht bei einem Mangel erst, wenn die Bauleitung die Mängelanzeige wirklich verschickt hat – solange sie noch daran schreibt, liegt er bei der Bauleitung.
• Gewerk/Nachunternehmer: der Eingang (/eingang) mit den an dich gerichteten Aufgaben (Mängelanzeigen, Leistungsaufforderungen, offene Mängel), nach Frist sortiert.

Archivierte Mängelanzeigen und Leistungsaufforderungen erscheinen auf keiner Startseite als Aufgabe, am Handy wie am Desktop: nicht unter „Jetzt dran“ (weder archivierte Entwürfe noch die Fristen archivierter Schreiben; in den Aktivitäten bleiben sie als Verlauf), nicht in den Fristen des Bauherrn (am Handy „Zu Ihrer Wohnung“) und nicht im Eingang des Gewerks.

Bereiche aus einem Modul zeigt die Startseite nur, wenn du das Modul selbst öffnen darfst – am Handy wie am Desktop: „Auf der Baustelle“ und die Empfehlungen aus den Tagesberichten nur mit Lese-Recht im Bautagebuch (Empfehlungen aus Bautenstandsberichten zusätzlich nur mit Lese-Recht im Bautenstand), der Baufortschritt nur mit Lese-Recht im Bautenstand, die Schlussabnahme und „Übergabe in … Tagen“ nur mit Lese-Recht im Bauzeitenplan oder im Bautenstand (dort steht dasselbe Datum als „Fertigstellung“), die Gewährleistung nur mit Zugang zu den Abnahmen; Fristen, Entwürfe und Aktivitäten von Mängelanzeigen und Leistungsaufforderungen nur, solange diese Module im Projekt eingeschaltet sind. Fehlt dir ein Recht – etwa als Planer ohne Bautagebuch-Recht –, fehlt der Bereich; ist ein Modul im Projekt abgeschaltet, fehlt er für alle, auch für die Bauleitung. In den Aktivitäten steht der Versand eines Tages- oder Bautenstandsberichts nur, wenn du diesen Bericht selbst öffnen darfst – mit Lese-Recht im Bautagebuch, im getrennten Bautagebuch nur der Bericht deiner Rolle oder der gemeinsame, ein Bautenstandsbericht zusätzlich nur mit Lese-Recht im Bautenstand –, und der Versand aus der Projektakte nur, wenn du den Eintrag selbst öffnen darfst – also nicht aus der Akte einer anderen Rolle. Wird ein Bericht gelöscht, verschwindet auch sein Versand aus den Aktivitäten. Ältere Versand-Einträge, die noch keinen Bericht nennen, sehen nur Bauleitung, Planer und Bauherren mit „kann Bauleitung“ – und auch sie nur mit Lese-Recht im Bautagebuch und im Bautenstand. Die Rechte vergibt ein Admin des Projekts.

Ist ein Projekt noch nicht fertig eingerichtet, zeigt das Dashboard einen „Setup fortsetzen"-Banner. Oben rechts sind immer die Glocke (Benachrichtigungen), der Projektwechsler und ich (der Assistent). Mehrere Projekte? Über den Projektwechsler oben schaltest du um.

Links und Knöpfe in Module: Ist ein Modul im Projekt abgeschaltet, führt auf der Startseite kein Link und kein Knopf mehr dorthin – am Handy wie am Desktop: kein „Alle ansehen →“/„Alle →“ und keine Vorausschau-Links auf die Mängelanzeigen, kein „Mängelanzeige erstellen“ (eine überfällige Mangel-Frist bietet dann „Öffnen“ an), keine Empfehlung „Mangelanzeige vorbereiten“ bzw. „Aufforderung verfassen“. Am Handy fehlen auch die Einträge im Menü „Mehr“, die Tabs und beim Erfassen die Kacheln „Tagebuch“ bzw. „Akten-Notiz“/„Protokoll“ des abgeschalteten Moduls. Im Posteingang des Bauherrn bleiben „Gesendet“ und „An das Gewerk versendet“ stehen – nur die Firma aus der Mängelanzeige fehlt dann.

Bauteile bilden die Struktur deines Projekts ab – z.B. Häuser, Wohnungen, Geschosse oder Abschnitte. Sie sind das Rückgrat für den Bauzeitenplan, die Bautenstand-Heatmap (dort sind die Zeilen die Bauteile) und die Verortung von Mängeln.

Haupt- und Unterbauteile: Bauteile sind hierarchisch – ein Hauptbauteil (z.B. „Haus 1") kann Unterbauteile haben (z.B. „EG", „1. OG", „Wohnung 3"). So bildest du die Gliederung des Bauvorhabens ab.

Verwalten – jederzeit, nicht nur beim Setup: unter Einstellungen → Stammdaten. Dort kannst du Bauteile hinzufügen, umbenennen, unter ein Hauptbauteil verschieben und per Sortierung in die richtige Reihenfolge bringen. (Beim Projekt-Setup entstehen sie über Vorlage, manuelle Eingabe, IFC-Import oder Terminplan – nachträglich ergänzen/ändern geht aber immer.)

Wer sieht welche Bauteile?

• Bauleitung/Planer: alle.
• Bauherr: kann so eingestellt werden, dass er nur sein eigenes Bauteil sieht (Recht „nur eigenes Bauteil") – praktisch bei einer Wohnanlage, wo jeder Bauherr nur seine Wohnung sehen soll.
• Gewerk: sieht standardmäßig nur den eigenen Bereich (im Bautenstand die eigene Gewerk-Spalte).

Bauteile anlegen/ändern darf ein Admin des Projekts (Stammdaten-Tab). Im selben Tab pflegst du auch Gewerke und Personen. Auch in der Bautenstand-Heatmap („Bauteil hinzufügen", Löschen einer Zeile) und im Bauzeitenplan (Kategorie anlegen → „Neues Bauteil") erscheinen diese Knöpfe nur für Admins. Ausnahme: der Terminplan-Import im Bauzeitenplan legt die Bauteile aus dem Plan mit an – dafür reicht das Bauzeitenplan-Schreibrecht.

Vorschläge aus Projekt-Daten: Der Stammdaten-Tab schlägt neue Bauteile vor – aus den Abschnitten des Bauzeitenplans, aus Plan-Tags und aus dem ersten Teil der Mangel-Orte (z.B. „Haus 1“ aus „Haus 1, WE 04“). Dabei zählt nur, was du selbst sehen kannst: Mangel-Orte nur aus Mängeln, die dir Mängelliste und Mangel-Fenster zeigen (nie aus privaten Entwürfen anderer), Abschnitte nur mit Bauzeitenplan-Recht, Plan-Tags nur mit dem Modul Pläne – ein im Projekt abgeschaltetes Modul liefert keine Vorschläge. Die Zahlen an den Bauteilen („… Mangel/Mängel“, „… Mängelanzeige(n)“) zeigt der Tab nur Admins: sie erklären, warum sich ein Bauteil nicht löschen lässt, und zählen deshalb alles, was daran hängt.

Dein Konto verwaltest du unter Einstellungen → Profil: Name, E-Mail, Telefon, deine Unterschrift und dein persönlicher Briefkopf.

E-Mail-Adresse ändern: Gehört die neue Adresse in einem deiner Projekte zu einem Gewerk, nimmt die App sie nicht an – die Zuordnung zu einem Gewerk nimmt die Bauleitung vor; wende dich an sie.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) – zusätzliche Login-Sicherheit:

1. Einstellungen → Profil → „2FA aktivieren".

2. Den QR-Code mit einer Authenticator-App scannen (Google Authenticator, 1Password, Authy, Aegis …) – oder den Schlüssel manuell eintragen.

3. Den 6-stelligen Code aus der App eingeben und bestätigen.

4. Wiederherstellungscodes herunterladen und sicher aufbewahren – damit kommst du rein, falls du dein Handy verlierst (jeder Code ist einmal nutzbar).

Ab dann brauchst du beim Login Passwort und den Code aus der App. Über „Deaktivieren" schaltest du 2FA wieder ab.

Passwort vergessen: auf der Anmeldeseite „Passwort vergessen?" – du bekommst per Mail einen Link zum Zurücksetzen (1 Stunde gültig, nur einmal nutzbar). Die Mail kommt immer vom Mangeltracker selbst, nie unter dem Namen oder der Adresse eines deiner Projekte oder Büros. Hast du sie nicht angefordert, ignoriere sie – dein Passwort bleibt unverändert.

Konto löschen: ganz unten im Profil-Tab, mit Passwort-Bestätigung – das ist endgültig und entfernt deine persönlichen Daten.

Neue Mitglieder holst du unter Einstellungen → Benutzer ins Projekt – das dürfen nur Admins. Zwei Wege:

• E-Mail-Einladung (persönlich): Du gibst die E-Mail-Adresse ein und legst Rolle, Rechte und Admin-Status genau für diese Person fest. Sie bekommt einen Link (ca. 48 Stunden gültig) und tritt damit bei. Ideal, um einzelne Personen gezielt einzuladen.
• Einladungslink (mehrfach nutzbar): Du erzeugst einen Link mit fester Rolle + festen Rechten; alle, die ihn nutzen, treten mit genau diesen Vorgaben bei. Praktisch, um z.B. mehrere Kollegen einer Firma auf einmal zu holen. Der Link lässt sich später widerrufen.

Die Rechte sind je Rolle vorbelegt und abwählbar. Planer + Bautagebuch: Ist das Bautagebuch gemeinsam, fragt die Einladung jedes Mal ausdrücklich, ob der Planer es nicht sehen, lesen oder lesen + schreiben darf – er sähe sonst alle Einträge von Bauleitung und Bauherr; erst danach lässt sich die Einladung senden. Bei getrennten Tagebüchern führt der Planer sein eigenes, Schreiben ist vorbelegt.

Rolle + Rechte kannst du nach dem Beitritt im Benutzer-Tab jederzeit anpassen. Ein Gewerk kann nie Admin sein; mindestens ein Admin bleibt immer im Projekt. Wie Rollen/Rechte wirken, steht unter „Rollen & Rechte".

Aus dem Projekt entfernen: Im Benutzer-Tab über „Verwalten“ → „Aus dem Projekt entfernen“ (am Handy wie am Desktop; nur Admins) – derselbe Knopf steht auch auf der Seite der Person unter Personen in der Karte „Projekt-Berechtigungen“. Die Person verliert den Zugang zu diesem Projekt – ihr Konto, ihre anderen Projekte und alles, was sie hier erstellt hat, bleiben erhalten. Dich selbst entfernst du so nicht, und der letzte Admin bleibt immer. Ebenso bleibt immer mindestens eine Bauleitung im Projekt – Bauleitung, Planer oder Bauherr mit Bauleitungsrecht: Die letzte lässt sich nicht entfernen, nicht auf eine andere Rolle ohne Bauleitung setzen, ihr Bauleitungsrecht nicht wegnehmen, ihr Konto nicht archivieren oder löschen – die App sagt dann „Im Projekt muss mindestens eine Bauleitung bleiben – Bauleitung, Planer oder Bauherr mit Bauleitungsrecht. Benennen Sie zuerst eine andere Person.“ Was sie hier erstellt hat, bleibt mit ihrer Rolle erhalten – auch ihre privaten Entwürfe bleiben privat, und alle anderen sehen ihre Mängel und Schreiben genau wie vorher. Sie steht danach im Benutzer-Tab unter „Entfernte Mitglieder“ (nur für Admins, mit Datum und wer entfernt hat). Ihr Telegram-Chat mit dem Projekt wird getrennt, ein Anmelde-Link aus einer früheren E-Mail gilt nicht mehr, und ihre Hinweise in der Glocke zu diesem Projekt werden gelöscht. Solange sie entfernt ist, bekommt sie aus diesem Projekt keine Hinweise, keine Push-Nachrichten und keine Mails mehr (außer Schreiben, die die Bauleitung ausdrücklich an sie versendet) – auch nicht über die E-Mail-Adresse ihres Gewerks. Zurück kommt sie nur über eine persönliche Einladung: unter „Entfernte Mitglieder“ → „Erneut einladen“ – die Einladung öffnet sich mit ihrer E-Mail-Adresse, Rolle und Rechte wählst du neu, und sie gelten dann auch für das, was sie früher erstellt hat. Ein Einladungslink nimmt sie nicht wieder auf (sie liest dann „Ihr Zugang zu diesem Projekt wurde entfernt – bitte wenden Sie sich an einen Admin des Projekts.“), und ein Schreiben, das ihr jemand schickt, gibt ihr keinen Zugang. Ein Konto ganz löschen kann nur die Person selbst (Einstellungen → Profil → „Konto löschen“) oder der Betreiber der Plattform. Hängen in einem Projekt Mängel oder Entwürfe an ihrer Rolle (auch in einem, aus dem sie entfernt wurde), wird das Konto stattdessen anonymisiert: Name, E-Mail-Adresse und die übrigen Angaben werden entfernt, sie wird aus allen Projekten entfernt, eine Anmeldung ist nicht mehr möglich, und an ihren Mängeln, Kommentaren und Schreiben steht „Gelöschtes Konto“ – die Rückfrage sagt vorher, ob gelöscht oder anonymisiert wird; ein Konto archivieren (sperrt die Anmeldung in allen Projekten) ebenfalls nur der Betreiber. Name und E-Mail-Adresse eines Kontos ändert die Person selbst im Profil – im Verwalten-Fenster stehen sie deshalb nur zum Lesen da, mit dem Hinweis „Name und E-Mail-Adresse ändert die Person selbst unter Einstellungen → Profil.“ Als Admin änderst du sie nur bei einem Gast (aus einem Versand angelegt, etwa bei einem Tippfehler in der Adresse), der ausschließlich in diesem Projekt ist. Änderst du unter Personen Name, E-Mail oder Telefon einer Person mit Benutzerkonto, bleibt das Konto nach derselben Regel unverändert – die App sagt es dir beim Speichern.

Die Stammdaten eines Projekts pflegst du unter Einstellungen → Projekt: Name, Adresse, Bauherr, Bauphase, Website/Fax und die Standardfrist (in Tagen). Die Standardfrist bestimmt den Frist-Vorschlag beim Anlegen von Mängelanzeigen/Leistungsaufforderungen (heute + Standardfrist). Ändern darf das die effektive Bauleitung bzw. ein Admin.

Weitere projektbezogene Tabs (für Admins): Bauteile, Briefkopf + E-Mail (SMTP) des Projekts, Messenger (Telegram), Benutzer und Archiv.

Mehrere Projekte? Über den Projektwechsler oben schaltest du zwischen deinen Projekten um – jede Ansicht (Mängel, Berichte, Eingang) bezieht sich dann auf das aktive Projekt. Ein neues Projekt startest du über „Neues Projekt anlegen" (Einrichtungs-Assistent).