Hilfe & Support — Wie können wir helfen?

Auf der Anmeldeseite findest du „Passwort vergessen?". Trage deine E-Mail-Adresse ein — du erhältst einen Link zum Zurücksetzen. Kommt keine E-Mail an, prüfe den Spam-Ordner oder melde dich über das Kontaktformular unten.

Projekt + Daten exportieren: Einstellungen → Tab Archiv → Gesamt-Archiv (oder LP8/LP9) mit Stichtag erstellen. Du bekommst ein ZIP mit allen Schreiben, Berichten und Fotos plus eine signierte Schluss-Doku (PDF); Bauherren können dort ihre Wohnungs-Übergabemappe ziehen. Einen separaten Export-Knopf gibt es nicht – das Archiv ist der vollständige Export.

Konto/Projekt löschen oder DSGVO-Auskunft: schreib an privacy@wonderkind.de.

Wir verarbeiten deine Daten ausschließlich zur Bereitstellung des Dienstes und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Details stehen in der Datenschutzerklärung (Link im Fußbereich).

Am schnellsten über das Kontaktformular unten auf dieser Seite oder per E-Mail an support@mangeltracker.de.

Mangeltracker führt Mängel, förmliche Schreiben an Firmen und die komplette Bau-Dokumentation an einem Ort — nachvollziehbar, mit Fristen und klaren Rollen. Die Bereiche:

Mängel & Schreiben an Firmen

• Mängel (/maengel): Mängel und Restleistungen erfassen (mit Foto + Plan-Marker), an Gewerke/Planer freigeben (Triage) und bis zur Behebung/Abnahme verfolgen.
• Mängelanzeigen (/mangelanzeigen): förmliche Mängelrüge mit Frist und mehrstufiger Eskalation (mit VOB-/BGB-orientierten Textbausteinen; keine Rechtsberatung).
• Leistungsaufforderungen (/arbeitsaufforderungen): Firmen zur (Fertig-)Leistung auffordern – ebenfalls mit Fristen und Eskalation.
• Abnahmen (/abnahmen): Abnahmeprotokolle mit Positionen (Mängel/Restleistungen), inkl. Unterschrift.

Bau-Dokumentation

• Bautagebuch & Tagesberichte (/bautagebuch): Einträge auch bequem per Telegram erfassen; auf Wunsch erstellt die KI den Tagesbericht-Entwurf aus den Nachrichten.
• Projektakte (/projektakte): Notizen & Protokolle (Baubesprechung, Begehung, Telefonat, Aktennotiz) mit Anwesenden, TOPs, Beschlüssen und Aufgaben — als lebende Dokumente, getrennt in gemeinsame und eigene Akte.
• Bautenstand (/bautenstand): Fortschritts-Heatmap je Bauteil/Gewerk. Bauzeitenplan (/bauzeitenplan): Terminplan/Gantt.
• Pläne (/plaene): Pläne hochladen und Mängel per Plan-Marker exakt verorten. Planen (/planen): aus IFC-Modellen Mengen → Leistungsverzeichnis.
• Fotos & Dokumente (/dokumente): zentrale Fotos + Archiv aller versendeten Schreiben.

Zusammenarbeit & Übersicht

• Dashboard (/dashboard): rollen-spezifisches Cockpit als Startseite. Eingang (/eingang): Posteingang für Empfänger (Gewerke) mit fristsortierten Aufgaben.
• Gewerke (/gewerke) & Personen (/personen): Firmen/Ansprechpartner und Kontakte. Suche (/suche): semantische „Bau-Akte" über alles im Projekt.
• Rollen & Rechte: Bauleitung, Bauherr, Auftragnehmer (Gewerk) und Planer – jede mit eigener Sicht/Datenscope; Admins verwalten Mitglieder und Rechte.
• Benachrichtigungen: Glocke oben rechts, dazu E-Mail und Telegram – plus automatische Zusammenfassungen (Tages-Digest). Der Assistent (ich) hilft jederzeit.

Projekt & Büro

• Einstellungen: Projekt-Stammdaten, Bauteile/Struktur, Benutzer einladen, Benachrichtigungen. Mein Büro: Briefkopf, Branding und E-Mail-Absender (SMTP) für deine Schreiben.
• Archiv (Einstellungen → Archiv): versiegelter Projekt-/Daten-Export für die HOAI-Dokumentation (ZIP + Schluss-PDF); Bauherren-Übergabemappe je Wohnung.
• Mobile-App für unterwegs auf der Baustelle.

Was du siehst und darfst, hängt von deiner Rolle und deinen Rechten ab. Frag mich einfach zu einer konkreten Aufgabe – ich verlinke dir den passenden Bereich.

Ein Mangel ist ein einzelner Punkt (z.B. „Riss in Wand"). Zwei Arten: Mangel (Nacherfüllung) und Restleistung (noch nicht erbrachte Leistung).

So legst du einen Mangel an:

1. Öffne Mängel (/maengel).

2. „Neuen Mangel" (Desktop) bzw. am Handy der runde + / Kamera-Button unten (Schnellmangel).

3. Titel, Beschreibung, Ort, Schweregrad, optional Fotos und einen Plan-Marker (Position auf einem Plan) – speichern.

Weitere Wege: aus einer Bautagebuch-Nachricht („Als Mangel erfassen") oder „Liste importieren" (mehrere Mängel aus Excel/CSV/PDF, KI-gestützte Vorschau).

Wer darf das? Bauleitung, Planer und Bauherr (ein reiner Bauherr sieht dabei seine eigenen). Gewerke legen selbst keine Mängel an – sie bekommen die an sie gerichteten und melden dort die Behebung (siehe „Mangel-Ablauf: Behebung & Abnahme").

„Mängel versenden" heißt hier: einen Mangel weitergeben/freigeben – an ein Gewerk (die ausführende Firma), einen Planer oder die Bauleitung. Das ist der schnelle Weg und funktioniert ohne förmliche Mängelanzeige – erst dadurch sieht der Empfänger den Mangel und kann ihn abarbeiten.

Einzelnen Mangel weitergeben:

1. Öffne den Mangel (in /maengel darauf tippen).

2. Im Freigabe-Banner oben auf „Freigeben…".

3. Empfänger wählen (Mehrfachauswahl): Gewerk, Planer und/oder Bauleitung – bestätigen.

4. Der Mangel ist dann „An Gewerk freigegeben". (Für ein Gewerk muss dem Mangel ein Gewerk zugewiesen sein.)

Mehrere als Liste: in /maengel mehrere markieren → in der Aktionsleiste unten „Freigeben…" → Empfänger wählen (Melden + Freigeben in einem Schritt). Hast du erst an Bauleitung/Planer freigegeben, kannst du später per „An Gewerk weiterleiten" das Gewerk ergänzen.

Wer darf? Nur die effektive Bauleitung (Bauleitung, Planer, Bauherr mit „kann Bauleitung"). Ein reiner Bauherr gibt nicht selbst frei – er nutzt „Mangel melden" an die Bauleitung. Nur wenn es im Projekt gar keine Bauleitung, Planer oder Bauherr-mit-kann-Bauleitung gibt, sendet der Bauherr direkt ans zugewiesene Gewerk.

Unterschied zur Mängelanzeige: Freigabe = schnelle Verteilung; Mängelanzeige = förmliches Schreiben mit Frist/PDF/Eskalation. Ein Mangel kann beides.

Ein Mangel durchläuft Status: Offen → (In Bearbeitung) → Behebung gemeldet → Abgenommen (oder wieder Offen bei Reklamation).

Für das Gewerk (Empfänger): Öffne den an dich freigegebenen Mangel. Du kannst kommentieren und die Behebung melden (mit Text und optional Fotos als Beleg). Das setzt den Status auf „Behebung gemeldet" – der Mangel gilt noch nicht als endgültig behoben, sondern wartet auf die Abnahme durch die Bauleitung/den Ersteller. (Gewerke sind also nicht nur Leser – sie kommunizieren und melden Fortschritt.)

Für Bauleitung / Ersteller: Nach „Behebung gemeldet" kannst du den Mangel abnehmen (Status → „Abgenommen", mit Datum) oder reklamieren, wenn die Behebung nicht passt (Status zurück auf „Offen", mit Begründung).

Jeder Mangel hat einen Kommentar-Thread und einen Ereignis-Verlauf (erfasst → gemeldet → freigegeben → ggf. in MA versendet → behoben) – so ist die Kommunikation nachvollziehbar.

Eine Mängelanzeige (MA) ist das förmliche Schreiben (Mängelrüge) an eine Firma und bündelt einen oder mehrere Mängel mit einer Frist. Der Mangel ist der einzelne Punkt, die Mängelanzeige das Schreiben darüber; ein Mangel kann in mehreren Mängelanzeigen stecken.

Für die schnelle Weitergabe eines Mangels ans Gewerk brauchst du KEINE Mängelanzeige (siehe „Mängel versenden / weitergeben"). Die Mängelanzeige ist der förmliche Weg mit Frist, PDF und Eskalation.

So bekommt eine Mängelanzeige ihre Inhalte – eine Mängelanzeige bündelt einen oder mehrere Mängel. Quellen:

1. Neu anlegen: /mangelanzeigen → „Mängelanzeige erstellen". Startet als Entwurf; im Formular kannst du direkt neue Mängel erfassen.

2. Mehrere bestehende Mängel bündeln: in /maengel mehrere markieren → in eine (neue oder bestehende) Mängelanzeige übernehmen; oder im Entwurf passende Mängel des Gewerks hinzufügen. Eine Mängelanzeige kann also mehrere Mängel zusammenfassen.

3. Direkt aus dem Bautagebuch: über den Import-Dialog mit Quelle-Umschalter „Tagesbericht" oder „Nachrichten" (Telegram-/WhatsApp-/manuelle Einträge) – oder mit einem Klick aus einer Empfehlung im Tagesbericht (die App schlägt je Gewerk eine passende Mängelanzeige vor). Dabei werden Texte und Fotos übernommen, nicht nur die Fotos.

4. Per KI aus Tagebuch-Nachrichten: die KI macht aus den Nachrichten-Texten fertige Mangel-Vorschläge und ordnet die passenden Fotos zu.

5. Datei-Import: eine bestehende Mängelliste (PDF/Bild) einlesen.

Kein eigener Weg ist eine „Foto-Suche": Fotos kommen automatisch mit den übernommenen Mängeln/Einträgen mit. Über die Suche (/suche) findest du Mängel/Fotos und öffnest sie — in eine Mängelanzeige gelangen sie über die Wege oben. (Leistungsaufforderung und Abnahme lassen sich ebenfalls aus dem Bautagebuch befüllen, haben aber keinen freien Mängel-Import.)

Versenden: Button „Versenden" → es entsteht ein PDF, das per E-Mail rausgeht; der Status wechselt von Entwurf auf Offen. Erst dann sieht die Empfänger-Firma das Schreiben. Frist-Vorschlag: „heute + Standardfrist des Projekts".

Status im Verlauf: Entwurf → Offen → Nachfrist/Eskaliert → Erledigt (alle Mängel behoben) bzw. Gekündigt (höchste Eskalationsstufe). Der Empfänger sieht die versendete MA schreibgeschützt – er kann kommentieren und Mängel abarbeiten, aber Betreff/Frist nicht ändern.

Wer darf erstellen+versenden? Nur die effektive Bauleitung (Bauleitung, Planer, Bauherr mit „kann Bauleitung"). Ein reiner Bauherr nicht.

Eine Leistungsaufforderung (LA) fordert eine Firma auf, eine (Teil-)Leistung zu erbringen oder fertigzustellen – anders als die Mängelanzeige geht es nicht um Mängel an bereits Geleistetem, sondern um ausstehende Leistung (Verzug).

So geht's: /arbeitsaufforderungen → „Neue Leistungsaufforderung" → ausfüllen → im Detail „Versenden" (Status wechselt auf Gesendet; erst dann im Eingang des Empfängers sichtbar). Optionale Felder: Personalanforderung (z.B. mehr Arbeitskräfte) und VOB/BGB-Bezug (z.B. „§ 5 VOB/B"). Optional ein Mitunterzeichner.

Eskalieren wie bei der Mängelanzeige (4 Stufen, Frist/Nachfrist) – die LA nutzt die Verzugs-Spur (§ 5 VOB/B) mit eigenen Stufen-Bezeichnungen; der Status bleibt „Gesendet", nur die Eskalationsstufe steigt.

Empfänger-Sicht (Gewerk/Planer mit passendem Gewerk): Nur-Lese – du kannst kommentieren und Fortschritt melden, aber den Inhalt nicht ändern.

Wer darf erstellen/versenden? Nur die effektive Bauleitung.

Eine Abnahme ist das Abnahmeprotokoll für ein Gewerk/Bauteil. Sie enthält Positionen – jede ist ein Mangel oder eine Restleistung mit einer Behandlung (Abstellung/Behebung, Minderung/Preisnachlass oder offen), einem Bis-Datum (Frist) und einem Kommentar. Positionen können optional mit bestehenden Mängeln verknüpft werden.

So geht's: /abnahmen → „Neue Abnahme" → Positionen erfassen → speichern → „Versenden" (Status Entwurf → Versendet; beim Versand wird ein PDF archiviert). Bei der Variante Zustandsfeststellung (§ 4 Nr. 10 VOB/B) können mehrere Gewerke Adressaten sein.

Neue Version: Nach dem Versand kannst du „Neue Version erstellen" – die Versionsnummer steigt, der Status geht zurück auf Entwurf, die alte Version bleibt archiviert. So überarbeitest du eine Abnahme nachträglich, ohne das gesendete Dokument zu verändern.

Empfänger-Sicht: Ein Gewerk sieht eine Abnahme nur, wenn sie versendet und an sein Gewerk gerichtet ist (Entwürfe sind unsichtbar). Nur-Lese + kommentieren; Inhalte ändert die Bauleitung.

Abnahmen sind über die Suche (/suche) auffindbar — inklusive vorbehaltener Mängel und Anwesender.

Wer darf anlegen/versenden? Nur die effektive Bauleitung.

Reagiert eine Firma nicht fristgerecht, eskalierst du eine versendete Mängelanzeige oder Leistungsaufforderung stufenweise. Die vier Stufen (Bezeichnung passt sich dem Fall an, z.B. vor/nach Abnahme):

1. Mängelrüge / Aufforderung (erste Frist)

2. Abhilfeverlangen (Nachfrist)

3. Kündigungsandrohung (bzw. Androhung der Ersatzvornahme)

4. Kündigung (bzw. Ersatzvornahme)

So eskalierst du: Anzeige im Detail öffnen → „Auf Stufe … eskalieren" → Ziel-Stufe wählen (vorgeschlagen ist die nächste), Frist setzen (Vorschlag: letzte versendete Frist + Standardfrist), optional Nachfrist und Bemerkung → „Eskalieren & weiter zum Versand" (erzeugt wieder ein PDF).

Gut zu wissen:

• Eskalieren geht erst nach dem Versand und nur, wenn noch offene Punkte da sind.
• Nachfrist = dieselbe Stufe erneut mahnen; Hochstufen = nächste Stufe. Stufen dürfen übersprungen werden; zurückstufen geht nach Versand nicht.
• Passende VOB/BGB-Bezüge schlägt das System je Stufe vor.
• Die Leistungsaufforderung eskaliert genauso, nutzt aber eigene, verzugs-bezogene Stufen-Bezeichnungen.

Wer darf? Nur die effektive Bauleitung.

Deine Möglichkeiten ergeben sich aus drei unabhängigen Dingen:

1. Rolle (eine pro Projekt):

• Bauleitung – koordiniert alles, sieht alle Daten, erstellt/versendet Schreiben.
• Planer – handelt wie die Bauleitung (kann Mängelanzeigen versenden, triagieren), eigene Signatur. Aber: die Modul-Sicht (Bautagebuch/Bauzeitenplan/Bautenstand) entsteht nur durch ausdrücklich gesetzte Rechte, nicht automatisch – ein Admin muss sie setzen.
• Bauherr – Auftraggeber; meldet Mängel, beobachtet. Sieht standardmäßig nur Eigenes (z.B. seine gemeldeten Mängel und die daraus entstandenen Mängelanzeigen).
• Gewerk / Nachunternehmer – Empfänger; sieht nur die an sein Gewerk gerichteten Schreiben. Nur-Lese auf die Inhalte, aber: kann kommentieren und die Behebung melden (nicht bloß passiv lesen).

2. Admin (ja/nein, unabhängig von der Rolle): nur ein Admin kann Mitglieder einladen und Rollen + Rechte vergeben. Admin ≠ Bauleitung-Recht. Ein Gewerk kann nie Admin sein. Mindestens ein Admin bleibt immer im Projekt.

3. Zusatzrechte (Funktionen): Lesen/Schreiben je Modul (Bautagebuch, Bauzeitenplan, Bautenstand, Mängelanzeigen); „kann Bauleitung" (macht einen Bauherrn faktisch zur Bauleitung); „Projekt-Briefkopf nutzen" (Standard nur für Bauherren). Es gibt Einschränkungen wie „nur eigenes Bauteil" oder „nur eigene Mängelanzeigen". Schreiben schließt Lesen ein.

Faustregeln:

• Mängelanzeigen/Leistungsaufforderungen/Abnahmen erstellen+versenden & Mängel weitergeben: nur effektive Bauleitung.
• Mängel anlegen: Bauleitung, Planer, Bauherr (nicht Gewerke).
• Empfänger dürfen Schreiben nicht bearbeiten (nur kommentieren/abarbeiten).
• „Ich sehe ein Modul nicht" → meist fehlt das Leserecht (Admin setzt es).
• „Ich bin Admin, kann aber nicht versenden" → Admin ist Verwaltung, kein Bauleitung-Recht.

Rechte einstellen (nur Admin): Einstellungen → Benutzer (Schild-Symbol) oder in der Personen-Detailseite.

Beim ersten Start (oder über den Einrichtungs-Assistenten) richtest du ein Projekt Schritt für Schritt ein.

• Neues Projekt: „Neues Projekt anlegen" startet den vollen Assistenten: Projekt-Basis → Bauteile (Vorlage, manuell, IFC-Datei [wird lokal im Browser gelesen] oder Terminplan-Import PDF/CSV/Excel) → deine Rolle → Profil → Briefkopf/Büro → E-Mail (SMTP) → optional Telegram → Pläne → Kontakte → fertig. Wer ein Projekt anlegt, wird automatisch Bauleitung + Admin.
• Einem Projekt beitreten: über eine E-Mail-Einladung (persönlich, ~48 h gültig) oder einen Einladungslink (mehrfach nutzbar). Rolle + Rechte legt der einladende Admin fest. Beim Beitreten ist der Assistent kürzer, und Projekt/Rolle sind dort nicht editierbar (das macht der Admin).
• Terminplan-Import: Datei hochladen, KI erkennt Abschnitte/Gewerke/Personen/Vorgänge → Vorschau bestätigen („zusammenführen" = ergänzt, „überschreiben" = ersetzt Abschnitte/Vorgänge).

Absender-Identität (wichtig – wer sendet worunter):

• Mein Büro (für Bauleitung/Planer): eigenes Büro mit Logo, Adresse und eigenem SMTP – projektübergreifend. BL/PL senden unter ihrem Büro, nicht unter dem Projekt.
• Projekt-Briefkopf (für Bauherren): Schreiben gehen unter der Projekt-Identität raus.
• Persönlicher Briefkopf: Fallback im Profil.

Einstellungen (/einstellungen) hat Tabs – für dich: Profil, Mein Briefkopf/Mein Büro, Benachrichtigungen. Für Admins zusätzlich: Projekt, Stammdaten, Briefkopf/E-Mail, Messenger (Telegram/WhatsApp), Benutzer, Archiv. Einladen dürfen nur Admins. Ist das Setup unfertig, zeigt das Dashboard einen „Setup fortsetzen"-Banner.

Das Bautagebuch (/bautagebuch) sammelt tägliche Einträge; ein Tagesbericht ist das daraus erstellte Tagesabschluss-Dokument. Oben gibt es drei Bereiche: Nachrichten (Tag), Tagesberichte (Liste) und Offenes aus Vortagen; über den Datumspicker wechselst du den Tag.

Einträge entstehen auf zwei Wegen:

• Telegram/WhatsApp: Nachrichten + Fotos aus dem verknüpften Kanal landen automatisch im Tag (einrichten unter Einstellungen → Messenger; siehe „Telegram/WhatsApp anbinden").
• Manuell: über das Eingabefeld unten – eine kurze Notiz + optional Foto(s), mit #hashtag (z.B. #<gewerk>) direkt in die Tages-Inbox. Senden per Button oder Cmd/Strg+Enter.

Oben in der Tag-Ansicht zeigt die Tagesübersicht das Wetter, die Zahl der anwesenden Personen/Gewerke des Tages und die aktiven Quellen (Telegram/WhatsApp/manuell) mit „Quellen verwalten →".

Tagesbericht erstellen (im Nachrichten-Bereich):

1. KI-Bericht erstellen – die KI erzeugt im Hintergrund aus den Einträgen des Tages einen Entwurf; währenddessen ist der Posteingang gesperrt. Danach zeigt die App eine Empfehlungen-Ansicht (z.B. Mängelanzeige/Leistungsaufforderung je Gewerk als Vorschlag). Oder Manuell erstellen (leerer Entwurf).

2. Im Bericht-Editor (/bautagebuch/bericht/[Datum]) füllst du die Abschnitte: Durchgeführte Arbeiten, Vorkommnisse, Behinderungen, Festgestellte Mängel & Restleistungen, Anweisungen und Geplante Arbeiten (Folgetage); dazu Witterung, Anwesende (automatisch zusammengeführt) und offene Punkte aus Vortagen (zum Abhaken). Dann Vorschau und Fertigstellen/Versenden (nur versendete Berichte werden als PDF archiviert).

Sobald für einen Tag ein Bericht existiert (auch als Entwurf), ist der Posteingang dieses Tages gesperrt (schreibgeschützt). Bautenstand (/bautenstand) ist ein eigener Bericht (Fortschritt/Termine/Risiken) ohne Witterung/Anwesende.

Ist im Projekt der automatische Tagesbericht aktiv, liegt morgens schon ein KI-Entwurf für dich bereit, und der fertige Bericht kann automatisch per E-Mail rausgehen (siehe „Was läuft automatisch?"). Erkennt der Nacht-Lauf in den Nachrichten eine Besprechungs-Mitschrift (Bausitzung, Jour fixe, Begehung), legt er zusätzlich einen Protokoll-Entwurf in der Projektakte an — mit Benachrichtigung zum Prüfen.

Wer darf? Lesen/Schreiben brauchen das Bautagebuch-Recht. Bauleitung hat es automatisch; Planer, Bauherr und Gewerke brauchen es ausdrücklich. Je nach Projekt kann es getrennte Tagebücher pro Rolle geben.

Wichtig: Ein im Tagesbericht festgestellter Mangel ist zunächst nur Berichtstext — wie daraus ein verfolgbarer Mangel wird, steht unter „Tagesbericht-Mangel vs. echter Mangel".

Die Projektakte (/projektakte) ist der Ort für lebende Dokumente — im Unterschied zum tagesbasierten Bautagebuch-Strom. Zwei Eintragsarten:

• Notiz: freier Text mit Checklisten — für Absprachen, Entscheidungen und Projektwissen (z. B. Zugangscodes, gewählte Materialien).
• Protokoll: strukturiert als Baubesprechung, Jour fixe, Begehung, Telefonat oder Aktennotiz — mit Datum/Ort, Anwesenden (inkl. Verteiler-Markierung), nummerierten TOPs, hervorgehobenen Beschlüssen und Aufgaben (Verantwortlicher + Frist). Protokolle bekommen je Art eine laufende Nummer („Baubesprechung Nr. 12", „Jour fixe Nr. 3") — wechselst du die Art nachträglich, reiht sich das Protokoll automatisch in die Nummernserie der neuen Art ein.

Bestehende Protokolle importieren (DOCX/PDF): Über „Importieren" oben auf der Projektakte-Seite lädst du viele Dateien auf einmal hoch — z. B. alte Jour-fixe-Protokolle. Jedes Dokument wird per KI aufbereitet (Titel, Datum, Uhrzeit, Protokoll-Nummer, Anwesende und TOPs werden aus dem Text übernommen — steht kein Datum im Dokument, greift der Datei- oder Ordnername) und als fertiges Protokoll mit „per KI"-Kennzeichnung abgelegt — sofort im Suchen-Tab auffindbar. Den Verfasser (z. B. TGA, Architekt, Bauherr) wählst du für den Stapel vor oder lässt ihn automatisch aus dem Dokument erkennen — er erscheint im Protokollkopf, in der Liste und im PDF. Dateien, für die es am selben Tag schon ein Protokoll gleicher Art und Quelle gibt, werden übersprungen — ein abgebrochener Lauf lässt sich also gefahrlos wiederholen. Scans ohne Textebene werden gemeldet statt still verschluckt. Bilden die Dateien eine fortlaufende Protokoll-Serie, aktiviere die gleichnamige Option: Dokumente ohne eigene Nummer werden dann in Reihenfolge fortlaufend nummeriert (weiter ab der höchsten bestehenden Nummer der Art) — die Vor-/Folgeprotokoll-Navigation und der PDF-Verweis aufs Vorprotokoll entstehen automatisch. Für den ganzen Stapel kannst du zusätzlich Tags vergeben (z. B. „steuerungsrunde", „tga") — Einträge lassen sich damit über den Tag-Filter kategorisieren. Auch ganze Ordner (inkl. Unterordner) kannst du in die Import-Fläche ziehen oder über „Ordner wählen" öffnen — nur DOCX/PDF werden übernommen. Das Original-Dokument bleibt standardmäßig als Anlage am Protokoll („Original" im Kopf); wer Speicherplatz sparen will, wählt die Option ab — dann bleibt nur der aufbereitete Inhalt. Über das Titel-Muster bestimmst du, wie sich der Protokoll-Titel zusammensetzt — mit Bausteinen wie KI-Titel, Datum, Nummer, Verfasser oder Dateiname und einer Live-Vorschau; fehlende Angaben werden automatisch weggelassen, und dein Muster bleibt für den nächsten Import gespeichert.

Nacharbeit & Sammel-Bearbeitung: Nach dem Import zeigt eine Zusammenfassung, was nicht erkannt wurde (z. B. fehlendes Datum). Der Filter „Unvollständig" in der Liste sammelt alle Protokolle ohne Datum oder Verfasser — auch später noch. Über „Auswählen" markierst du mehrere Einträge und setzt in einem Schritt den Verfasser oder fügst Tags hinzu bzw. entfernst sie. Bei bereits versendeten Protokollen bleiben Tags änderbar (reine Organisation), der Verfasser ist dort festgeschrieben. Auch Titel lassen sich über die Auswahl anpassen: Suchen & Ersetzen ändert die Teile, die in allen gleich sind — die App schlägt den gemeinsamen Anfang bzw. das gemeinsame Ende der ausgewählten Titel direkt vor und zeigt vor dem Ausführen eine Vorschau (wie viele betroffen sind und wie das Ergebnis aussieht). Versendete Protokolle behalten ihren Titel. Die Protokollführung (die Person, die das Protokoll geführt hat) gibst du beim Import für den ganzen Stapel an, änderst sie über die Sammel-Auswahl oder im Editor — Vorschläge kommen aus dem Projekt-Personenstamm inkl. Planern; ohne Angabe gilt: du selbst. Sie erscheint im Protokollkopf und im PDF. Der Listen-Filter „Verfasser" filtert genau nach dieser Person (bei Einträgen ohne Angabe nach dem Ersteller), und die benutzten Tags stehen auch im Editor als Klick-Vorschläge bereit.

Lebenslauf eines Protokolls: Entwurf → Fertig → Versendet. „Fertig markieren" findest du im ⋮-Menü; Bearbeiten eines fertigen Protokolls macht es automatisch wieder zum Entwurf. Beim Versenden (E-Mail an den Verteiler) wird es automatisch als fertig markiert — danach ist der Inhalt festgeschrieben: Änderungen und neue Beschlüsse dokumentierst du in einem Folgeprotokoll (offene TOPs und Aufgaben wandern automatisch mit, die Serie bleibt navigierbar). Aufgaben-Abhaken geht auch nach dem Versand weiter. Die Aktionsleiste zeigt immer genau den nächsten Schritt: Entwurf → Bearbeiten, Fertig → Versenden, Versendet → Folgeprotokoll — alles Weitere steckt im ⋮-Menü.

Protokoll aus dem Bautagebuch erstellen: Im „+ Neu"-Dialog erzeugt die KI aus den Bautagebuch-Nachrichten eines Tages einen Protokoll-Entwurf — liegt im Chat schon eine Besprechungs-Mitschrift, übernimmt sie deren Gliederung getreu. Zusätzlich erkennt der Nacht-Lauf Besprechungs-Mitschriften (Bausitzung, Jour fixe, Begehung) automatisch und legt einen Entwurf mit Benachrichtigung an — abschaltbar unter Einstellungen → Projekt („Protokolle automatisch erkennen"). Nichts wird automatisch fertiggestellt oder versendet.

Mit KI aufbereiten: Auch manuell getippte Notizen und Protokolle lassen sich im Editor per Klick redaktionell aufbereiten — die KI strukturiert TOPs, glättet Formulierungen und korrigiert Rechtschreibung, erfindet aber nichts dazu; vor dem Ersetzen wird nachgefragt. Alles, was per KI erstellt oder aufbereitet wurde, trägt sichtbar den Hinweis „per KI" (in Liste und Detail).

Gemeinsame Akte vs. „Meine Akte": Jeder Eintrag liegt entweder in der gemeinsamen Akte (sichtbar für alle mit Akte-Zugriff) oder in der eigenen Akte deiner Kohorte (Standard). Teilen in die gemeinsame Akte ist ein bewusster Schritt; geteilte Einträge bleiben nur durch die Ersteller-Kohorte editierbar. Gehörst du einem Büro an, kannst du einen Eintrag zusätzlich per Häkchen „im Büro zeigen" — Kolleginnen und Kollegen deines Büros lesen ihn dann projektübergreifend im Büro-Tab (nur lesend; die Projekt-Sichtbarkeit ändert sich dadurch nicht).

Praktisch: Einträge lassen sich anpinnen, mit #Tags und Bauteil/Gewerk verknüpfen und auf Wiedervorlage legen. Aufgaben kannst du direkt in der Lese-Ansicht abhaken. Alle Einträge sind über die Suche (/suche) auffindbar — inklusive Anwesenden und Beschlüssen („Wann habe ich was mit wem besprochen?").

Wer darf? Die Projektakte ist internes Arbeitsmaterial der Bauleitung und Planung: Bauleitung immer, Planer per Standard-Funktion (Admin kann sie entziehen). Ein Bauherr hat keinen Zugriff — nur ein Bauherr mit Bauleitungs-Funktion (er führt dann seine eigene Bauherr-Akte). Gewerke nur nach ausdrücklicher Freischaltung.

Ein im Tagesbericht notierter Mangel und ein eigenständiger Mangel (/maengel) sind nicht dasselbe — das verwirrt oft:

• Tagesbericht-Mangel = ein Eintrag in der Mängel-Section des Berichts. Er ist zunächst nur Text im Bericht (Teil der Tagesdokumentation). Er ist nicht eigenständig verfolgbar: er taucht nicht in /maengel auf, lässt sich nicht freigeben/weitergeben, nicht eskalieren und ist nicht direkt Teil einer Mängelanzeige.
• Eigenständiger Mangel (/maengel) = ein echter Datensatz mit Status-Ablauf, Freigabe/Triage, Fotos, Kommentaren und Mängelanzeigen-Verknüpfung. Nur dieser erscheint in /maengel, in der Suche und im Freigabe-Flow.

Vom Bericht zum echten Mangel: Ein Tagesbericht-Mangel wird zu einem verfolgbaren Mangel, wenn du ihn übernimmst — insbesondere, indem du ihn in eine Mängelanzeige ziehst (Import-Dialog, Quelle „Tagesbericht"). Titel, Beschreibung und Fotos werden übernommen, und beides bleibt verknüpft — im Bericht steht dann „als MA angelegt" mit einem Link zum Mangel. Das passiert bewusst manuell: die KI schlägt im Bericht Mängel vor, aber du entscheidest, welche zu echten Mängeln werden.

Praktisch: Findest du einen im Tagesbericht erwähnten Mangel nicht unter /maengel, ist er wahrscheinlich noch reiner Berichtstext — übernimm ihn, dann wird er verfolgbar. Wird der echte Mangel später behoben, markiert das System den Berichtseintrag automatisch als erledigt. (Auch die „offenen Punkte aus Vortagen" im Bautagebuch sind i.d.R. solche Berichtseinträge, keine eigenständigen Mängel.)

Merke: Im Tagesbericht = dokumentiert. In /maengel = verfolgt (freigeben, eskalieren, Mängelanzeige).

Fotos kannst du überall dort anhängen, wo es Positionen gibt – bei Mängeln, in Mängelanzeigen, Abnahmen und Tagesberichten; auch als Beleg beim Melden einer Behebung. Mehrere Fotos gleichzeitig gehen; iPhone-Formate (HEIC/HEIF) werden automatisch umgewandelt. Klick auf ein Foto öffnet die Lightbox (Vollbild, blättern).

Fotos inline oder nur als Anhang: Pro Person gibt es einen Schalter, ob deine versendeten Schreiben (Mängelanzeigen) und Tagesberichte die Fotos direkt bei jeder Position zeigen oder gesammelt in der Fotodokumentation am Ende. Einstellen unter Einstellungen → Benachrichtigungen (Standard: nur Fotodokumentation).

Dokumente (/dokumente): Archiv aller versendeten Schreiben (Mängelrügen, Eskalationen, Leistungsaufforderungen, Abnahmen, Tagesberichte) + hochgeladener Quelldateien. Filtern (Art, Gewerk), suchen, PDFs öffnen/herunterladen; zusammengehörige Schreiben eines Vorgangs sind verknüpft.

Pläne (/plaene): Pläne hochladen, mit Titel/Tags versehen und Mängeln per Plan-Marker zuordnen. Einen einzelnen Mangel kannst du auch als PDF exportieren.

Was du siehst, richtet sich nach deiner Rolle: Bauleitung/Planer sehen alles, der Bauherr sein Bauteil, das Gewerk seine eigenen Vorgänge.

Der Eingang (/eingang) ist der Posteingang für Empfänger (Gewerke/Nachunternehmer). Er bündelt fristsortiert alles, was an dich gerichtet ist: Mängelanzeigen, Leistungsaufforderungen und offene Mängel.

Oben zeigen Kacheln die Dringlichkeit (z.B. Frist heute / in 7 Tagen, offene Aufforderungen). Ein Klick öffnet den jeweiligen Vorgang. Dort arbeitest du ihn ab: kommentieren und die Behebung melden (bei Mängeln) – die Inhalte der Schreiben selbst ändert die Bauleitung.

Der Eingang ist für die Empfänger-Rolle optimiert. Koordinatoren (Bauleitung/Planer/Bauherr) arbeiten stattdessen über ihr Dashboard und die jeweiligen Listen.

Neue Ereignisse (neue Mängelanzeigen/Leistungsaufforderungen, Kommentare, Status-Änderungen) landen in der Glocke oben rechts (am Handy im Panel unter der Kopfzeile). Ein roter Punkt zeigt Ungelesenes.

• Glocke öffnen → Feed mit Zeitstempeln; ein Klick springt zum Vorgang und markiert ihn gelesen.
• „Alle gelesen" markiert den ganzen Feed auf einmal.

Zusätzlich gibt es E-Mail-Zusammenfassungen (Tages-Digest) und – wenn verknüpft – Telegram-Push. Ob und was du per E-Mail/Push bekommst, stellst du unter Einstellungen → Benachrichtigungen ein. Dort liegt auch der Schalter „Fotos inline vs. nur als Anhang" für deine Schreiben.

Die Suche (/suche, „Bau-Akte") durchsucht das ganze Projekt: Bautagebuch-Einträge, Tagesberichte (als ganzes Dokument UND je festgestelltem Mangel), Mängel, Fotos (Text auf Bildern), Mängelanzeigen, Leistungsaufforderungen, Abnahmen (inkl. vorbehaltener Mängel und Anwesender) und die Projektakte (Notizen/Protokolle). Sie versteht auch sinngemäße Anfragen, nicht nur exakte Wörter. Gewerke sehen dabei nur versendete Abnahmen, die an sie gerichtet sind — wie überall gelten deine Rechte auch hier.

So nutzt du sie:

1. Freitext eingeben (z.B. „eindringende Feuchtigkeit unterm Dach").

2. Optional filtern nach Quelle (Mangel, Tagesbericht, Foto, Projektakte, …), Bauteil oder Zeitraum; nach Relevanz oder Datum sortieren.

3. Treffer zeigen einen Textausschnitt + Kontext; du kannst einen Mangel direkt aus der Trefferliste öffnen, ohne wegzunavigieren. Verknüpfte Einträge (z.B. Mangel ↔ Tagesbericht) werden als Zusammenhang angezeigt.

Frag die Akte: Stell eine echte Frage („Wann habe ich den Estrich mit wem besprochen?") und klick Fragen (oder Enter, wenn die Eingabe mit „?" endet) — die KI beantwortet sie aus den Projektunterlagen und belegt jede Aussage mit klickbaren [n]-Quellen (Protokoll, Tagesbericht, Mangel …). Sie nutzt dabei nur Inhalte, die du auch sehen darfst, und erfindet nichts dazu.

Du siehst in der Suche nur, was du auch sonst sehen darfst (Rolle/Rechte gelten).

Der Bauzeitenplan (/bauzeitenplan) ist der Terminplan als Balkenplan (Gantt): Vorgänge mit Start/Ende, Abhängigkeiten (Vorgänger/Nachfolger), Fortschritt und Verzugs-Anzeige.

• Ansehen als Tabelle oder Balkenplan; nach Gewerk filtern.
• Terminplan importieren (PDF/CSV/Excel) – die KI normalisiert die Vorgänge; oder Vorgänge manuell anlegen und per Ziehen verschieben/verlängern.
• Abweichungen/Verzögerungen werden hervorgehoben; ein bestätigter Verzug „friert" einen Vorgang gegen versehentliches Verschieben.

Wer darf pflegen? Es braucht das Bauzeitenplan-Schreibrecht (Bauleitung hat es; Planer/Bauherr nur, wenn gesetzt) – sonst nur Lesen.

Gewerke (/gewerke) sind die Stammdaten aller Firmen/Gewerke/Planer des Projekts (mit Ansprechpartnern und Kontaktdaten). Sie werden in Mängelanzeigen, Leistungsaufforderungen und Tagesberichten verwendet.

• Anlegen über das Formular; importieren per VCF (Outlook-Kontakt) oder Excel (mit Vorschau); optional KI-Recherche, die öffentliche Kontaktdaten + Firmenlogo vorschlägt.
• Verwalten dürfen Bauleitung/Planer; der Bauherr liest.

Personen (/personen) ist die projektweite Kontaktliste – automatisch zusammengeführt aus Gewerken, Tagesberichten, Abnahmen und Konten, dedupliziert nach Name/E-Mail. Du kannst suchen, nach Kategorie filtern und doppelte Einträge zusammenführen.

Das Planen-Modul (/planen) leitet aus einem IFC-Modell (BIM) Mengen und ein Leistungsverzeichnis (LV) ab.

• IFC-Datei hochladen – sie wird lokal im Browser gelesen (verlässt dein Gerät nicht) → Bauteile/Materialien/Mengen werden extrahiert.
• Gliederung wählen (z.B. nach Bauteilart oder Geschoss); die KI kann Einheitspreise und Ausschreibungstexte vorschlagen; Export als GAEB/PDF, auch als Einzel-LV je Gewerk.

Das Modul ist ein neuerer/ausbaufähiger Bereich und richtet sich an die effektive Bauleitung (Bauleitung/Planer). Frag mich am besten konkret, wenn du hier etwas Bestimmtes vorhast.

Unter Pläne (/plaene) verwaltest du die Projektpläne und kannst Mängel punktgenau auf dem Plan verorten.

Pläne hochladen: /plaene → hochladen (PDF, JPG, PNG, WebP, bis 10 MB). Dabei setzt du Titel, optional Beschreibung, Tags und eine Bauteil-Zuordnung. Bearbeiten/Löschen dürfen Bauleitung/Planer (ein Bauherr nur eigene Pläne). Pläne erscheinen auch im Dokumente-Archiv (/dokumente).

Einen Mangel auf dem Plan verorten (Plan-Marker):

1. Öffne einen Mangel zum Anlegen/Bearbeiten.

2. Beim Feld „Plan-Marker" auf „Im Plan verorten".

3. Links den Plan wählen, rechts auf die Stelle klicken (zoombar) — der Marker wird gesetzt.

4. „Verortung speichern". Über „Ändern"/„Entfernen" passt du ihn später an.

Ein Mangel hat höchstens einen Plan-Marker. Im Mangel-Detail siehst du den Plan mit dem Pin (offen = Akzentfarbe, erledigt = grün mit Haken); mehrere Mängel auf einem Plan werden durchnummeriert. Wer Mängel bearbeiten darf, darf auch den Marker setzen.

Der Bautenstand (/bautenstand) ist die Fortschritts-Übersicht des Projekts – eine Heatmap/Matrix: Zeilen = Bauteile (Gebäude/Wohnungen bzw. Abschnitte), Spalten = Gewerke, Zellen = Fortschritt in % (farbcodiert). (Die frühere Adresse /baufortschritt leitet auf /bautenstand um.)

Pflege:

• Der Bautenstand synchronisiert sich automatisch aus dem Bauzeitenplan (Fortschritt der Vorgänge) und den Mängelanzeigen (offene/kritische Punkte) – beim Öffnen aktualisiert.
• Du kannst Werte manuell überschreiben (Zelle anklicken, Wert setzen); ein manuell gesetzter Wert bleibt stehen, bis sich die zugehörige Aufgabe wieder ändert. „Bearbeiten" einschalten, Änderungen werden automatisch gespeichert.

Zwei Sichten: die Live-Heatmap (tägliche Pflege, /bautenstand) und der Bautenstandsbericht (/bautenstand/bericht/[Datum]) – ein datierter Bericht (Fortschritt/Termine/Risiken, ohne Witterung/Anwesende), den du wie einen Tagesbericht erstellst und als Version archivieren kannst.

Wer darf? Sehen/Pflegen brauchen das Bautenstand-Recht (Bauleitung hat es; Planer/Bauherr/Gewerk nur, wenn gesetzt). Mit dem Flag „nur eigenes Bauteil" sieht ein Bauherr nur seinen Bereich, ein Gewerk nur seine Spalte. Versionen archivieren darf die effektive Bauleitung.

Projekt und alle Daten exportieren = das Archiv (Einstellungen → Tab Archiv). Einen separaten „Export"-Knopf gibt es nicht – das Archiv IST der vollständige Export.

Das Archiv erzeugt einen versiegelten Gesamt-Snapshot des Projekts für die Dokumentationspflicht (HOAI) – als ZIP mit allen Schreiben/Berichten/Fotos plus einer signierten Schluss-Dokumentation (PDF).

So exportierst du (Archiv erstellen):

1. Einstellungen → Tab Archiv.

2. Leistungsphase wählen: Gesamt, LP8 (Bauüberwachung: Bautagebuch, Mängel, Mängelanzeigen, Abnahmen, Fotos) oder LP9 (Objektbetreuung/Gewährleistung).

3. Stichtag setzen → „Archiv erstellen". Das läuft im Hintergrund (ein paar Minuten); danach kannst du ZIP und PDF herunterladen.

Wohnungs-Übergabemappe (Bauherr): Ein Bauherr mit zugeordnetem Bauteil kann eine eingeschränkte Mappe nur für seine Wohnung/sein Bauteil erzeugen (gleicher Tab, Modus „Wohnungs-Übergabemappe"). Er sieht nur seine eigenen Mappen.

Wer darf? Das Voll-Archiv nur die effektive Bauleitung bzw. ein Admin; die Übergabemappe der jeweilige Bauherr. Im kostenlosen Plan sind bis zu 2 aktive Archive gleichzeitig möglich. (Das reine Ansehen versendeter PDFs geht jederzeit unter /dokumente – das Archiv ist der komplette, versiegelte Export.)

Schreiben (Mängelanzeigen, Leistungsaufforderungen, Abnahmen, Berichte) gehen unter einer Absender-Identität raus – Logo/Briefkopf + E-Mail-Absender (SMTP) + Mail-Branding. Es gibt drei Quellen, in dieser Reihenfolge:

1. Projekt-Identität – für den Bauherrn (Recht „Projekt-Briefkopf nutzen", Standard nur Bauherr-Rolle).

2. Mein Büro – für Bauleitung/Planer: eine projektübergreifende Büro-Identität (Logo, Adresse, eigener SMTP), die für alle deine Projekte gilt.

3. Persönlicher Briefkopf – Fallback aus deinem Profil.

Mein Büro einrichten: Einstellungen → Tab „Mein Büro" (sichtbar für Bauleitung/Planer). Dort pflegst du Briefkopf, E-Mail-Versand (SMTP) und Mail-Branding (mit Vorschau).

Kollegen ins Büro holen: im Büro-Tab unter Mitglieder – per E-Mail-Einladung, direktes Hinzufügen eines bestehenden Nutzers oder über einen Beitrittscode (7 Tage gültig; man gibt ihn beim Onboarding/„Büro beitreten" ein). Büro-Mitglieder teilen denselben Briefkopf + SMTP über alle Projekte. Jedes Mitglied darf das Büro pflegen; löschen nur der Gründer.

Merke: Bauleitung/Planer senden unter ihrem Büro, der Bauherr unter der Projekt-Identität – ein Admin kann das Projekt-Branding aber pro Mitglied freischalten.

Telegram kannst du mit einem Projekt verbinden, damit Nachrichten + Fotos direkt im Bautagebuch landen.

So geht's: Einstellungen → Tab Messenger → Telegram verbinden. Du bekommst einen Link/QR zum zentralen @MangeltrackerBot; einmal /start (bzw. den Bot in eine Gruppe holen) genügt. Ab dann werden Texte, Fotos und Sprachnachrichten aus dem Chat als Bautagebuch-Einträge des Tages erfasst (mit Quelle-Kennzeichnung „Telegram"). Hashtags wie #<gewerk> werden erkannt. Mehrere Projekte lassen sich per Bot-Befehl umschalten.

Wer darf verbinden? Nutzer mit Bautagebuch-Schreibrecht im Projekt (Bauleitung hat es automatisch).

WhatsApp ist vorbereitet, aber noch nicht produktiv nutzbar – aktuell bitte Telegram verwenden.

Warum Mail-Links immer im richtigen Projekt landen: Links in Benachrichtigungs-/Schreiben-Mails sind so gebaut, dass beim Klick zuerst automatisch das passende Projekt aktiviert und dann die Mängelanzeige/Aufgabe/Abnahme geöffnet wird – du landest also nie im falschen Projekt. Nicht eingeloggt? Dann führt der Link nach dem Login genau dorthin.

Einiges passiert im Hintergrund automatisch – das musst du nicht anstoßen:

• Tägliche Zusammenfassung (Digest) per E-Mail (morgens): eine Übersicht über neu Gemeldetes und heute fällige Fristen in deinen Projekten – auch für Gewerke. An-/abschaltbar pro Person unter Einstellungen → Benachrichtigungen.
• Tagesbericht per E-Mail (morgens): Wer Lese-Recht fürs Bautagebuch hat, kann den Tagesbericht des Vortags automatisch zugeschickt bekommen (Einstellungen → Benachrichtigungen). Wer beim manuellen Versand schon angeschrieben wurde, bekommt ihn nicht doppelt.
• Automatische Tagesbericht-Entwürfe (nachts): Ist im Projekt der „automatische Tagesbericht" aktiviert, erzeugt die KI aus den Bautagebuch-Einträgen des Tages einen Entwurf, den du morgens nur noch prüfst und fertigstellst.
• Automatische Protokoll-Entwürfe (nachts): Erkennt der Nacht-Lauf in den Bautagebuch-Nachrichten eine Besprechungs-Mitschrift (Bausitzung, Jour fixe, Begehung), legt er einen Protokoll-Entwurf in der Projektakte an und benachrichtigt die Akte-Berechtigten. Es wird nie automatisch fertiggestellt oder versendet; abschaltbar unter Einstellungen → Projekt.
• Bautenstand-Tagesend-Snapshot (abends): Hat sich am Bautenstand etwas geändert, wird automatisch eine Version archiviert – die Historie bleibt so ohne Zutun aktuell.
• Archive: Ein angefordertes Archiv wird im Hintergrund fertiggestellt (der Download erscheint dann von selbst). Ältere Archiv-ZIPs werden nach einer Weile aufgeräumt; der signierte PDF-Bericht bleibt erhalten.

Bekommst du eine Mail, die du nicht (mehr) willst – oder fehlt dir eine? Stell die Schalter unter Einstellungen → Benachrichtigungen ein. Sofort-Hinweise siehst du außerdem an der Glocke oben rechts (siehe „Benachrichtigungen").

Nach dem Login landest du auf deinem Dashboard (/dashboard) – zugeschnitten auf deine Rolle:

• Bauleitung/Planer: Koordinations-Cockpit – u.a. freizugebende Mängel (die du an Gewerke/Planer weitergeben musst), Aktivitäten im Projekt und ein Überblick, was auf der Baustelle läuft.
• Bauherr: Übersicht der eigenen gemeldeten Mängel und des Baufortschritts.
• Gewerk/Nachunternehmer: der Eingang (/eingang) mit den an dich gerichteten Aufgaben (Mängelanzeigen, Leistungsaufforderungen, offene Mängel), nach Frist sortiert.

Ist ein Projekt noch nicht fertig eingerichtet, zeigt das Dashboard einen „Setup fortsetzen"-Banner. Oben rechts sind immer die Glocke (Benachrichtigungen), der Projektwechsler und ich (der Assistent). Mehrere Projekte? Über den Projektwechsler oben schaltest du um.

Bauteile bilden die Struktur deines Projekts ab – z.B. Häuser, Wohnungen, Geschosse oder Abschnitte. Sie sind das Rückgrat für den Bauzeitenplan, die Bautenstand-Heatmap (dort sind die Zeilen die Bauteile) und die Verortung von Mängeln.

Haupt- und Unterbauteile: Bauteile sind hierarchisch – ein Hauptbauteil (z.B. „Haus 1") kann Unterbauteile haben (z.B. „EG", „1. OG", „Wohnung 3"). So bildest du die Gliederung des Bauvorhabens ab.

Verwalten – jederzeit, nicht nur beim Setup: unter Einstellungen → Stammdaten. Dort kannst du Bauteile hinzufügen, umbenennen, unter ein Hauptbauteil verschieben und per Sortierung in die richtige Reihenfolge bringen. (Beim Projekt-Setup entstehen sie über Vorlage, manuelle Eingabe, IFC-Import oder Terminplan – nachträglich ergänzen/ändern geht aber immer.)

Wer sieht welche Bauteile?

• Bauleitung/Planer: alle.
• Bauherr: kann so eingestellt werden, dass er nur sein eigenes Bauteil sieht (Recht „nur eigenes Bauteil") – praktisch bei einer Wohnanlage, wo jeder Bauherr nur seine Wohnung sehen soll.
• Gewerk: sieht standardmäßig nur den eigenen Bereich (im Bautenstand die eigene Gewerk-Spalte).

Bauteile anlegen/ändern darf die effektive Bauleitung bzw. ein Admin (Stammdaten-Tab). Im selben Tab pflegst du auch Gewerke und Personen.

Dein Konto verwaltest du unter Einstellungen → Profil: Name, E-Mail, Telefon, deine Unterschrift und dein persönlicher Briefkopf.

Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) – zusätzliche Login-Sicherheit:

1. Einstellungen → Profil → „2FA aktivieren".

2. Den QR-Code mit einer Authenticator-App scannen (Google Authenticator, 1Password, Authy, Aegis …) – oder den Schlüssel manuell eintragen.

3. Den 6-stelligen Code aus der App eingeben und bestätigen.

4. Wiederherstellungscodes herunterladen und sicher aufbewahren – damit kommst du rein, falls du dein Handy verlierst (jeder Code ist einmal nutzbar).

Ab dann brauchst du beim Login Passwort und den Code aus der App. Über „Deaktivieren" schaltest du 2FA wieder ab.

Konto löschen: ganz unten im Profil-Tab, mit Passwort-Bestätigung – das ist endgültig und entfernt deine persönlichen Daten.

Neue Mitglieder holst du unter Einstellungen → Benutzer ins Projekt – das dürfen nur Admins. Zwei Wege:

• E-Mail-Einladung (persönlich): Du gibst die E-Mail-Adresse ein und legst Rolle, Rechte und Admin-Status genau für diese Person fest. Sie bekommt einen Link (ca. 48 Stunden gültig) und tritt damit bei. Ideal, um einzelne Personen gezielt einzuladen.
• Einladungslink (mehrfach nutzbar): Du erzeugst einen Link mit fester Rolle + festen Rechten; alle, die ihn nutzen, treten mit genau diesen Vorgaben bei. Praktisch, um z.B. mehrere Kollegen einer Firma auf einmal zu holen. Der Link lässt sich später widerrufen.

Rolle + Rechte kannst du nach dem Beitritt im Benutzer-Tab jederzeit anpassen. Ein Gewerk kann nie Admin sein; mindestens ein Admin bleibt immer im Projekt. Wie Rollen/Rechte wirken, steht unter „Rollen & Rechte".

Die Stammdaten eines Projekts pflegst du unter Einstellungen → Projekt: Name, Adresse, Bauherr, Bauphase, Website/Fax und die Standardfrist (in Tagen). Die Standardfrist bestimmt den Frist-Vorschlag beim Anlegen von Mängelanzeigen/Leistungsaufforderungen (heute + Standardfrist). Ändern darf das die effektive Bauleitung bzw. ein Admin.

Weitere projektbezogene Tabs (für Admins): Bauteile, Briefkopf + E-Mail (SMTP) des Projekts, Messenger (Telegram), Benutzer und Archiv.

Mehrere Projekte? Über den Projektwechsler oben schaltest du zwischen deinen Projekten um – jede Ansicht (Mängel, Berichte, Eingang) bezieht sich dann auf das aktive Projekt. Ein neues Projekt startest du über „Neues Projekt anlegen" (Einrichtungs-Assistent).